Sistema de ponto virtual: por que o seu negócio precisa aderir e as principais vantagens!

imagem de uma pessoa sentada na frente de um computador usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Nas organizações de hoje, empreendedores com uma boa visão de negócios reconhecem o poder das ferramentas tecnológicas como grandes aliadas, que não só ajudam a atingir os objetivos dos seus negócios, como também otimizam os processos de trabalho. E quando se trata dessas novas tendências, é impossível não citar o sistema de ponto virtual. 

Essa facilidade permite que, por meio de uma plataforma online ou aplicativo, os colaboradores possam marcar o seu horário de entrada e saída de trabalho, independente de onde estiverem. 

A automação da jornada de trabalho dos colaboradores elimina a burocracia, agiliza a execução de muitas tarefas e contribui para um desempenho mais eficiente do departamento de Recursos Humanos Esses são apenas dos diversos benefícios que essa proposta proporciona para as corporações que utilizam o sistema.

Mas, se você ainda tem dúvidas sobre como essa ferramenta pode agregar valor para o seu negócio, separamos um conteúdo com todos os detalhes de funcionamento, principais vantagens e como aderir. A seguir você aprenderá informações como:

Aproveite o aprendizado!

controle de jornada digital e gestao de pessoas

O que é sistema de ponto virtual?

imagem de uma mulher sentada mexendo em um celular

O sistema de ponto virtual, também conhecido como REP-P, é um sistema automatizado inovador de controle de jornada de trabalho. Todo o gerenciamento e marcação de horário é realizada pelos próprios colaboradores por meio de um dispositivo que se conecta à internet. Ou seja, o registro pode ser realizado por computador, smartphone e tablet.

Esse tipo de ferramenta não exige instalação de nenhum aparelho de ponto em local fixo, e permite que os funcionários entrem e saiam do trabalho no horário alinhado com a empresa, de qualquer lugar que estiverem, o que é muito útil para negócios que aderiram ao trabalho híbrido.

Além disso, graças ao armazenamento de dados eficiente de um sistema de ponto virtual, torna-se muito mais fácil executar os cálculos para a folha de ponto dos colaboradores, já que boa parte desses cálculos são realizados automaticamente pelo próprio sistema.

Entenda como é o funcionamento do sistema de ponto virtual

A simples adoção de um aplicativo já é um suporte suficiente para que a marcação de jornada de trabalho virtual comece a ser utilizada pelos líderes e colaboradores. 

De modo geral, a plataforma do ponto virtual possibilita o armazenamento de dados através de um software desenvolvido em nuvem, isso torna esse tipo de sistema totalmente acessível, já que a plataforma pode ser utilizada de qualquer lugar com internet.

Grande parte dos sistemas de ponto virtuais disponíveis no mercado são protegidos por criptografias de ponta para que os negócios tenham segurança ao lidar com seus dados e de seus funcionários.

Outro ponto que podemos destacar no funcionamento do sistema de ponto virtual, é a função de biometria, que ajuda as empresas na identificação da veracidade das informações registradas. Isso porque, esse tipo de sistema costuma contar com biometria via reconhecimento facial, por voz e digital.

Para ficar claro, com o sistema de ponto virtual os colaboradores de empresas conseguem registrar seu horário de entrada e saída do trabalho de qualquer lugar que estiverem trabalhando.

Esses dados de jornada de trabalho são acessados pelo departamento de Recursos Humanos em tempo real, e, com eles, o RH consegue realizar o cálculo das horas trabalhadas dos funcionários, de maneira automática.

Além disso, através do sistema de ponto virtual, o RH pode registrar atestados, controlar banco de horas, horas extras, e outros dados importantes, que fazem parte da folha de pagamento dos colaboradores.

Quais requisitos legais devo me atentar ao procurar por esse sistema?

Existem muitas dúvidas relacionadas à legislação do controle de ponto virtual, já que é algo totalmente diferente daqueles tradicionalmente conhecidos e que tecnicamente surgiu a pouco tempo, nessa nova era digital. 

Apesar de toda essa incerteza, o sistema de ponto virtual é reconhecido por lei e aceito pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), entrando na modalidade de Registrador Eletrônico de Ponto via Programa alternativo, e é extremamente importante estar a par desses requisitos legais do controle de ponto exigido em prol dos colaboradores. 

Essa atividade de acompanhar a jornada de trabalho do colaborador está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho, no qual exige um sistema que registre os horários de entrada, pausa e saída dos colaboradores durante todo o mês. 

Aprovação do MTE

Para auxiliar no quadro pré-determinado pela Reforma Trabalhista que não era aplicável para todas as organizações, em setembro de 2011 foi implementada a Portaria 373, no qual outros sistemas alternativos de registro foram permitidos, incluindo o virtual. 

Essa aprovação potencializou ainda mais os projetos para o uso de um software como forma de acompanhamento da jornada de trabalho, em que parte da gestão do ponto é integrada e os custos se tornam reduzidos. 

Com o passar dos anos, algumas alterações foram levantadas e o conjunto de normas N° 373, que eram a maior referência quando se tratava de controle de ponto virtual, deixaram de valer no mês de dezembro de 2021, quando entrou em vigor uma nova Portaria, de N°671

Portaria 671

Com a revisão do Ministério de Estado do Trabalho e Previdência, o lançamento da nova portaria, N° 671, revisou alguns pontos relacionados às relações de trabalho e pontuou outras questões relacionadas à gestão de ponto virtual. 

Com a atualização, foram definidos três principais tipos de registradores de jornada de trabalho, sendo eles:

  • REP-C: são registradores eletrônicos de ponto convencional. Nesse tipo de equipamento o próprio trabalhador faz a marcação do seu ponto, gerando a impressão de um comprovante desse registro no momento da entrada e saída. 
  • REP-A: conhecidos como registradores eletrônicos de ponto alternativo, que também são realizados pelos funcionários, e não permitem a realização de ajustes. 
  • REP-P: já os registradores eletrônicos de ponto por programa, são todos os marcadores, armazenadores e programas de tratamento de ponto, e isso inclui os sistemas de ponto virtuais, que modernizaram o acompanhamento de jornada dos trabalhadores.

Além dessa nova portaria, o sistema de ponto virtual também é citado na Lei nº 13.874, no Art. 74 da CLT, que diz que:

  • § 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
  •  § 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. 

Segurança da Informação

A legislação relacionada ao sistema de ponto virtual foi criada no intuito de proteger excessos e abuso de trabalho, e também para apoiar os direitos trabalhistas.

Para a segurança do colaborador e do empregador, a única alteração que o pode ser feita em um sistema de ponto virtual é a que ocorre em conjunto com o setor de Recursos Humanos, quando alguma informação registrada estiver visivelmente incorreta.

É importante dizer que quando esse tipo de modificação acontece, todo o histórico da alteração permanece registrado no sistema de ponto, para que as informações sejam consultadas posteriormente, caso necessário.

Nesse sentido, podemos dizer que a ferramenta virtual diminui o risco de extravio ou sumiço de informações. Além disso, esse tipo de sistema também ameniza o risco de indenizações judiciais relacionadas a horas de trabalho, tendo em vista sua precisão no registro de dados.

LPGD

LGPD é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados, n° Lei 13.853, que regulamenta a maneira como deve ocorrer a coleta, armazenamento, compartilhamento, entre outros processos, de dados pessoais. No qual:

  • Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Mas qual a relação com o sistema de ponto virtual? A rotina do setor de RH está diretamente relacionada ao manuseio de dados de colaboradores, e, dependendo do porte da empresa, os profissionais de RH podem lidar com centenas de informações que precisam ser guardadas com sigilo. 

Sendo assim, os profissionais que realizam a gestão de pessoas precisam estar sempre atentos, e também totalmente cientes da LGPD, no que diz respeito à manipulação de informações e dados dos colaboradores.

Pensando nisso, empresas que utilizam sistema de ponto virtual devem observar se a plataforma utilizada segue todas as normas que regem a LGPD, afinal, dados serão coletados desde o momento do cadastro do trabalhador até a parte da coleta diária de horário dos profissionais, e tudo deve seguir essas normas.

O tratamento de dados é um assunto fundamental para qualquer tipo de ação interna nos negócios. Vale ressaltar que:

  • Da Responsabilidade e do Ressarcimento de Danos: Art. 42. O controlador ou o operador que, em razão do exercício de atividade de tratamento de dados pessoais, causar a outrem dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, em violação à legislação de proteção de dados pessoais, é obrigado a repará-lo. 

Quais as vantagens do sistema de ponto virtual?

imagem de uma mulher sorrindo sentada mexendo em um computador

Por parte dos líderes de negócio são destacados:

  • Custo: o sistema não exige servidores físicos, tudo é realizado pela plataforma online. Além disso, as empresas podem eliminar os custos decorrentes de erros cometidos ao inserir os dados das planilhas de ponto físico, por exemplo.
  • Otimização de processos: além da praticidade fornecida para os colaboradores, ele automatiza alguns serviços antes realizados manualmente por profissionais do RH.
  • Informações em tempo real: saber quem já iniciou o expediente, quem está atrasado ou quem está fazendo horas extras, são informações valiosas para a gestão das empresas no dia a dia. 

Mas, além de trazer vantagens consideráveis para as empresas, os funcionários também são beneficiados com:

  • Acessibilidade: utilizar um sistema de ponto virtual é ter todas as informações na palma da mão. Com um clique você pode tirar dúvidas sobre o tempo trabalhado, horas-extras realizadas e outros registros pessoais. 
  • Praticidade ao se ausentar: atestados podem ser apresentados através do aplicativo, o que simplifica e acelera o processo de justificativas
  • Flexibilidade: um dos principais potencializadores do modelo remoto de trabalho, que permite realizar sua jornada de trabalho onde estiver.  

Por que aderir ao sistema de ponto virtual?

Mais do que nunca, a transformação digital possibilitou o surgimento de tecnologias que são muito úteis e necessárias no controle de frequência e produtividade nas organizações. 

Negócios atentos às tendências do mercado são mais propensos a obterem ascensão rapidamente, isso porque, acompanhar o mercado e as novidades que reduzem custos a auxiliam nos processos, costuma agregar muito para os negócios, tanto em economia de recursos, quanto em administração correta de tempo. 

Além disso, o sistema de ponto virtual é a melhor solução para auxiliar tarefas como:

Redução de erros na folha de pagamento

O sistema é capaz de registrar automaticamente as horas da folha de pagamento, garantindo que as informações sejam sempre transmitidas com precisão. Com um sistema de ponto virtual, as empresas podem eliminar os custos decorrentes de erros humanos, que podem ser cometidos naturalmente ao inserir manualmente dados em planilhas de acompanhamento de ponto. 

Contar com um sistema que realiza cálculos de jornada de trabalho automaticamente, além de diminuir custos com materiais de escritório, também diminuem erros e a probabilidade de pagar a mais algum funcionário, ou pagar a menos e depois sofrer com processos trabalhistas.

Redução de processos trabalhistas

A principal função de um registrador de ponto eletrônico em uma empresa é garantir o registro adequado das horas trabalhadas pelos colaboradores, para que assim esses profissionais sejam remunerados adequadamente.

Com isso, espera-se que nem os trabalhadores e nem as empresas sejam prejudicados por uma falta de controle de jornada. Assim, o relógio de ponto é essencial para que a empresa garanta sua segurança jurídica e evite processos trabalhistas 

Outro ponto que chama a atenção nesse tipo de sistema é a segurança, já citada aqui anteriormente. Isso porque, um sistema de ponto virtual não pode sofrer alterações, tornando as informações de jornada muito mais fidedignas à realidade. 

Além disso, com o aumento dos crimes cibernéticos, a segurança dos dados tornou-se extremamente necessária, o que aumentou a procura por sistemas de ponto virtual de ponta, capazes de armazenar informações com segurança máxima para as empresas.

Economia de tempo

Um sistema de ponto virtual é muito útil para quem atua no RH de empresas, isso porque, a ferramenta oferece a possibilidade de executar funções como calcular os totais de horas de trabalho, gerar relatórios e exportar todos os dados para processamento da folha de pagamento de maneira prática e ágil. 

Diferentemente do modelo tradicional, que ainda exige certo manuseio e atenção do time de RH para preenchimento de planilhas, geração individual de documentações, entre outras atividades que demandam tempo e que podem ser facilmente substituídas com o auxílio de sistemas inteligentes, como o ponto online. 

Economize custos

A economia de custos é resultado de uma ótima estratégia de negócio, e o ponto eletrônico se destaca nesse quesito. Toda empresa que possui um controle de ponto impotente, sem dúvidas já teve que lidar com custos envolvendo um mau gerenciamento da jornada dos colaboradores.

Além disso, a extinção da necessidade de manutenção constante nos pontos espalhados pelas organizações, compra para reposição de papel e tinta, assim como outros gastos muito comuns nos modelos tradicionais de registro de ponto.

Estar a frente em tecnologia

Hoje, as empresas podem manter-se a par da tecnologia em seus respectivos setores ou perder para os concorrentes que oferecem soluções melhores e mais recentes para a retenção de talentos.

Aqueles que ficam para trás correm o risco de perder novas oportunidades de negócios, assim como a contratação de uma equipe com alta performance. Por isso, podemos considerar que a adoção de um sistema de ponto virtual funciona como um diferencial para as organizações. 

Empresas que investem em tecnologia estão sempre à frente das concorrentes, pois oferecem soluções inteligentes para o dia a dia de trabalho dos seus profissionais, e melhoram suas realidades administrativas.

Facilidade no home office

Hoje em dia, empresas que não concordam que o futuro do trabalho é híbrido, estão negando a realidade. Muitos profissionais já adotaram essa modalidade de trabalho ou atuam 100% em home office atualmente.

Sendo assim, empresas que contam com estratégias inteligentes para o acompanhamento da jornada de trabalho home office, se destacam no mercado de trabalho, e costumam atrair os melhores talentos.

Qual o sistema de ponto virtual mais completo?

Cada corporação possui sua rotina de trabalho, e precisa buscar ferramentas que melhor se encaixam nisso. Sendo assim, dizer qual é o sistema de ponto virtual mais completo é difícil, já que isso pode variar da necessidade das empresas.

Ainda assim, é preciso avaliar algumas questões importantes sobre o sistema de ponto virtual, como: saber se a programação da plataforma é de fácil utilização; quais são os recursos incluídos no programa; e também se os custos para a inclusão do sistema cabem no orçamento do negócio.

Ao contratar, lembre-se de analisar todas as necessidades e carências do seu negócio quando se trata da jornada de trabalho e quadro de funcionários. Assim, ficará mais fácil selecionar o modelo e marca que mais se enquadra com a realidade da sua empresa. 

Conheça o PontoTel

imagem de uma pessoa segurando um celular

Se você está em busca de um sistema de ponto virtual que atende aos requisitos legais da portaria 671, além de proporcionar mais facilidade e agilidade para o departamento de RH e para os seus colaboradores, vai se surpreender com as funcionalidades do PontoTel.

Trata-se de um sistema de ponto virtual que está desde 2014 inovando no mercado de gestão de ponto. O software, além de registrar a jornada de trabalho dos profissionais, apresenta um vasto catálogo de relatórios, a fim de facilitar a análise de dados do RH, e tornar esse setor das empresas muito mais ágil e estratégico.

Conheça um pouco mais das funções do PontoTel, e entenda o motivo dele ter se tornado referência no controle de ponto eletrônico, com soluções que facilitam a rotina empresarial.

Gestão via painel web e aplicativo

Com o PontoTel você terá acesso a painéis totalmente online, personalizáveis, e fáceis de serem manuseados, que possibilitam aos negócios acompanharem em tempo real, questões relacionadas a banco de horas, horas extras, atrasos e faltas. 

Como esse gerenciamento de informações, que podem ser acessados via web ou por aplicativo, os líderes conseguem acompanhar a entrada e saída dos seus colaboradores, isso melhora a visão sobre a jornada de trabalho de todos em uma empresa.

30 tipos de relatórios

A PontoTel entende a relevância das documentações gerenciais no planejamento estratégico de uma empresa. E por esse motivo, foram desenvolvidos mais de 30 relatórios que possibilitam ao empreendedor visualizar tudo que está acontecendo na empresa.

A plataforma fornece todas as informações em um único sistema, permitindo até mesmo que as empresas customizem seus relatórios, conforme as informações que mais necessitam.

Criação de regras próprias para gestão de escalas

No sistema de ponto virtual PontoTel você pode criar suas próprias maneiras de escala, conforme as leis trabalhistas, e também considerando as necessidades do seu negócio. Depois disso, basta vincular ao colaborador desejado e acompanhar pelo painel web.

Recursos para gestores

Com o sistema PontoTel os gestores contarão com muitas possibilidades, tanto para o gerenciamento, quanto para o acompanhamento de jornada de seus profissionais. Trata-se de uma ferramenta inteligente, que ajuda as empresas a otimizarem o tempo de seus profissionais, acompanhando-os em tempo real.

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Conclusão

Neste conteúdo, aprendemos que o sistema de ponto virtual surgiu como uma forte tendência de inovação para o controle de jornada de trabalho e que seu uso se firmou, principalmente, por conta da necessidade de sistemas que possibilitassem o acompanhamento da jornada dos trabalhadores, mesmo quando em home office.

Essa tecnologia se tornou uma grande aliada do setor de Recursos Humanos, ao possibilitar a otimização dos processos realizados pelo departamento, no que diz respeito ao acompanhamento do registro de ponto dos profissionais em tempo real.

Outro ponto positivo do sistema de ponto virtual, fica por conta da segurança do sistema, que diminui a incidência de registros errados ou fraudes de ponto, o que pode afetar tanto as empresas como os trabalhadores, por isso, esse tipo de sistema tem se popularizado.

E então, se empolgou com a ideia de adotar um sistema de ponto virtual para sua empresa? Entre em contato com a PontoTel e aproveite os melhores benefícios da nossa ferramenta. Se quiser ver como o nosso sistema funciona na prática, agende agora mesmo uma demonstração!

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