Setor administrativo: como funciona, importância para empresas e quais suas principais funções?

imagem de dois homens em um escritório olhando para um tablet

Dentro de uma empresa, existem diversas funções, setores e suas respectivas equipes. Todos eles são essenciais para o bom funcionamento da rotina e para os resultados do negócio. Entender qual é o papel de cada área é essencial para que as tarefas sejam realizadas corretamente e nenhuma demanda seja negligenciada.

O setor administrativo de uma empresa é um dos mais importantes para alcançar os objetivos do negócio, pois é por ele que são tomadas as decisões estratégicas. Trata-se do alicerce para todas as outras atividades da companhia. 

Por isso, é importante entender o que é setor administrativo, qual a sua função e como deve ser estruturado dentro de uma empresa. 

Esse artigo irá responder todas as dúvidas sobre o tema e ainda explicar como é possível melhorar a produtividade do setor administrativo  do seu empreendimento. Você vai ler:

Quer saber mais? Então, continue a leitura!

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O que é um setor administrativo?

imagem de três pessoas sentadas ao redor de uma mesa digitando em um computador

O que é setor administrativo é uma pergunta bastante simples de ser respondida, entretanto, é um assunto bastante abrangente. 

Toda empresa possui um setor administrativo e outro operacional. No administrativo, é construída a parte estratégica do negócio. Ele é composto por presidência, diretoria, gerência, analistas, entre outras funções, que têm em seu escopo fazer o planejamento e o desenvolvimento das ações da companhia.

Basicamente, os profissionais desta área fazem a administração geral do negócio, escolhendo os melhores caminhos a fim de alcançar as metas traçadas pela gestão. O maior desafio é que, além dos problemas enfrentados pelos seus departamentos, o setor administrativo também deve olhar para as demais áreas e atuar sempre que for necessário. 

O que o setor administrativo de uma empresa faz?

É responsabilidade deste setor fazer a administração da empresa, desde definir os objetivos do negócio, passando pela construção das equipes, até a orientação para a melhor execução do trabalho pela equipe operacional. 

São os colaboradores administrativos que tomarão as principais decisões do negócio, guiando o trabalho de todo o time. É nesse setor onde se define o modelo de gestão, as prioridades da empresa e como irá apresentar seus produtos e serviços para os clientes e parceiros comerciais.   

A função do setor administrativo é ainda entender o posicionamento da empresa perante ao mercado que está inserido para revisão das estratégias e correção do planejamento, quando necessário. 

Normalmente, também é neste setor que estão os profissionais responsáveis pela gestão financeira da companhia. Por esse motivo, é essencial que todos os departamentos administrativos caminhem em sintonia para que os resultados sejam alcançados.    

Principais funções do setor administrativo

Como falamos anteriormente, as obrigações do setor administrativo são bastante abrangentes e envolvem um número grande e uma diversidade de profissionais, entre eles, podemos citar analistas de recursos humanos, contadores, administradores e outros. 

Vale destacar ainda que os cargos mais altos da companhia como presidência, diretoria e gerência, normalmente, fazem parte do setor administrativo, mesmo aqueles que estão acima dos colaboradores da parte da operação.

Existe uma lista imensa de departamentos que fazem parte do setor administrativo, mas abaixo elencamos as principais funções da área: 

Gestão e desenvolvimento de recursos humanos

A repartição de recursos humanos é, talvez, um dos mais importantes do setor administrativo. A gestão de pessoas, contratação de novos talentos e o trabalho do departamento pessoal é essencial para qualquer empresa. 

Esses profissionais são essenciais para que as demais áreas funcionem corretamente, já que fazem a seleção dos melhores talentos e ainda são os responsáveis por trazer benefícios e oferecer as melhores condições de trabalho.

Os processos burocráticos exigem uma organização impecável dessa área, pois as falhas nas demandas rotineiras podem causar prejuízos para todos os outros setores, inclusive, com perdas financeiras. 

Administração de produção e serviços

Todo negócio tem o seu core business, ou seja, o seu ramo principal de atividade. Algumas empresas comercializam produtos, outras fazem prestação de serviço, por exemplo. 

Seja qual for o caso, existe um grupo de pessoas dedicado para o desenvolvimento desses produtos e serviços e para a administração do posicionamento deles no mercado. 

São esses profissionais que cuidarão da estratégia de core business, quais produtos continuam no portfólio da empresa, quais devem sair e quais precisam ser incorporados para atender a demanda do consumidor. 

Gestão de tesouraria e compras

Uma área essencial para as finanças da empresa é a gestão de tesouraria e compras. Esse departamento do setor financeiro irá fazer o controle dos recursos financeiros da companhia, especialmente no que diz respeito às despesas. 

São esses profissionais que irão garantir que todos os custos do negócio podem ser pagos e que ainda haja uma sobra para investimentos em novos projetos. 

Já a gestão de compras faz o planejamento de todos os materiais e suprimentos que precisam ser adquiridos para a empresa, desde as matérias-primas dos produtos até os itens para o suporte ao trabalho dos colaboradores. É primordial que o setor de compras esteja interligado às áreas de logística, manutenção e produção.

Controle do sistema de qualidade

Todo cliente ao adquirir um produto ou serviço busca por qualidade e é obrigação das empresas garantir a satisfação dos consumidores. Por isso, a gestão de qualidade exige a criação de um sistema que monitore a qualidade do produto final. 

Essa área do setor administrativo vai controlar, por meio de sistemas de padronização e outras ferramentas, se o item que chega ao cliente segue todos os parâmetros de qualidade. Caso esteja fora dos padrões, é essa equipe quem deve iniciar os procedimentos para que as falhas sejam corrigidas.

Em alguns casos, é feito o recall do produto, no qual o cliente pode devolver a mercadoria para revisão dos problemas. Entretanto, o ideal é que a falha seja identificada antes que o item chegue ao consumidor e as correções sejam realizadas internamente.

Controle financeiro

Toda empresa visa o lucro e a saúde financeira depende de uma série de fatores de gestão. No setor administrativo, a área de finanças é a que vai despender de todos os esforços para que as metas sejam cumpridas e que o lucro conquistado seja o projetado a cada planejamento.  

Para isso, é necessário contar com uma equipe competente de contabilidade e especialistas em finanças, que olhe para o orçamento de cada projeto. Dependendo do porte da empresa, esse time pode ser interno ou ainda ser contratado via uma companhia prestadora de serviços terceirizados.

Esses profissionais irão trabalhar em relatórios sobre a saúde financeira do negócio e, em casos de consultorias, ainda apontarão caminhos para reverter situações delicadas.

Qual a importância do setor administrativo nas empresas?

imagem de duas mulheres e um homem em pé segurando folhas de papel

O setor administrativo de uma empresa pode ser considerado a engrenagem do negócio. Sem ele e seus respectivos departamentos não haverá organização e estratégias para alcançar os objetivos da empresa. 

Na verdade, essas metas nem serão traçadas, visto que são os profissionais administradores que trabalham no planejamento da companhia.

Desta maneira, ter um bom setor administrativo, com colaboradores capacitados, funções bem definidas e planejamento estruturado é indispensável para quem quer abrir um negócio de sucesso. 

As falhas destas áreas impactam diretamente no trabalho operacional, por exemplo, a compra de material inadequado ou a falta de suprimentos pode atrapalhar a produção inteira de um dia. Se o orçamento de um projeto estiver inadequado, o fluxo de caixa da empresa pode ser prejudicado. 

A má administração das empresas, normalmente, é o motivo pelo qual muitos negócios vão à falência. Por isso, todo empresário precisa conhecer as funções do setor administrativo e construir equipes competentes e capacitadas para cumprir com suas obrigações e manter o negócio em pleno funcionamento.

Como melhorar a produtividade no setor administrativo?

Otimizar a produtividade dos profissionais do setor administrativo deve ser uma prioridade da liderança, pois são esses colaboradores que farão com que todo o restante da companhia trabalhe corretamente. Sendo assim, os gestores precisam implementar estratégias para que os trabalhadores se sintam mais engajados e, consequentemente, produzam mais e melhor.

Algumas atitudes podem ser benéficas para a melhora da produtividade das equipes do setor administrativo. São elas: 

Ofereça oportunidades de crescimento dentro do setor

Um dos maiores motivadores para os trabalhadores é a oportunidade de crescimento dentro da empresa onde atua. Por isso, desenvolva um plano de carreira para os profissionais contratados e demonstre que eles têm chance de alcançar cargos e/ou responsabilidades maiores dentro do seu setor de atuação. 

Desta forma, eles se sentirão mais engajados e procurarão desempenhar sua melhor performance no dia a dia a fim de se destacar e se desenvolver profissionalmente.

Ofereça feedback

Apesar da palavra feedback assustar muitas pessoas, essa pode ser uma importante ferramenta de manutenção de produtividade e crescimento profissional. Todo líder deve oferecer feedback para seus liderados, apontando não apenas os pontos de melhoria, mas também destacando as principais habilidades dos profissionais.

Se feito de maneira correta, o feedback pode manter os colaboradores mais engajados com o propósito da empresa e, principalmente, entender a importância do seu trabalho para o sucesso da equipe, além de aumentar a sensação de pertencimento e valorização.

Capacite e ofereça treinamentos para os colaboradores

Buscar talentos já competentes no mercado é sempre a função básica do departamento de recrutamento e seleção. Entretanto, mesmo os melhores profissionais precisam de constante atualização. Sendo assim, a produtividade está diretamente relacionada ao conhecimento adquirido pelos colaboradores.

Para manter o setor administrativo produtivo, programe sempre treinamentos e cursos de capacitação para atualizar o conhecimento, de um novo software, por exemplo. Fique sempre atento às novidades do mercado e, sempre que possível, capacite seus colaboradores com o que há de mais novo.

Outro ponto importante é identificar a necessidade de reciclagem das equipes. É bastante comum que ocorra um comodismo quando um trabalhador exerce a mesma função há muito tempo, por isso, aposte em momentos de reciclagem para as equipes administrativas e não apenas nas operacionais.

Otimize o processo de comunicação interna dentro da empresa

A comunicação interna na empresa é uma das atividades mais importantes do setor administrativo, inclusive, para a manutenção e melhoria da produtividade dos colaboradores. 

Os trabalhadores gostam de saber o que está acontecendo de mais interessante no seu local de trabalho e os resultados alcançados, pois assim conseguem compreender melhor que fazem parte de um projeto muito maior do que suas obrigações rotineiras.

Desta maneira, contar com uma equipe de comunicação interna bem estruturada e com processos bem organizados pode também impactar no aumento da produtividade. 

Quais os benefícios de uma empresa ter um setor administrativo organizado?

Como você pode perceber, o setor administrativo de uma empresa é a alma do negócio. É por meio das rotinas administrativas que são definidos uma série de demandas importantes da empresa como planejamento estratégico, metas, controle financeiro, contratação de pessoal, entre outros. 

Por isso, qualquer desorganização nesses departamentos pode gerar um impacto negativo na área operacional e, consequentemente, na saúde financeira da empresa. 

Os benefícios de manter o setor administrativo organizado transita especialmente em contar com profissionais conscientes de suas funções, motivados e produtivos para exercer suas tarefas.

Os resultados são sentidos diariamente na jornada de trabalho, com uma clima organizacional mais leve, e também nos resultados alcançados pelo negócio.

Conclusão

imagem de um grupo de pessoas ao redor de uma mesa conversando

O setor administrativo é considerado o alicerce de qualquer empresa, pois é nele que se concentra os principais tomadores de decisão, que guiarão os passos do negócio. Ele contempla departamentos como financeiro, de recursos humanos, qualidade, comunicação, gestão de produtos e outros.

Em resumo, para que uma empresa tenha sucesso e alcance bons resultados, inclusive financeiros, é primordial que o setor administrativo seja bem organizado. Isso vale para empresas de pequeno, médio e grande porte, pois é essencial que os profissionais desta área entendam sobre as rotinas administrativas essenciais. 


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