RH em pequenas empresas: entenda como implementar e quais os principais desafios do setor!

imagem de um grupo de pessoas sentado ao redor de uma mesa em um escritório conversando

Nas empresas de pequeno porte, não é muito comum existir um setor de recursos humanos bem estruturado. 

Por isso, muitas demandas importantes da área são realizadas por profissionais não especializados, isso quando nem é designada uma pessoa totalmente dedicada a atividades como fechamento da folha de pagamento e controle de jornada de trabalho.

Com essa falta de equipe e de recursos para fazer investimentos em RH, as empresas pequenas podem sofrer com erros em questões burocráticas e equívocos na gestão de pessoas


Essas falhas colocam em risco não só a credibilidade do negócio, mas também a saúde financeira da companhia. Deixar de cumprir direitos trabalhistas dos funcionários, por exemplo, pode resultar em um processo judicial e pagamento de multas e indenizações. 

Para falar um pouco mais sobre a gestão de recursos humanos nas pequenas empresas, preparamos este artigo sobre os principais desafios e erros de RH para negócios de pequeno porte e quais os benefícios da implementação de um setor de recursos humanos na sua empresa. Você vai ler sobre: 

Quer saber mais? Continue a leitura!

gestao de jornada e redução de custos

Principais desafios do RH em pequenas empresas

imagem de uma mulher sentada segurando um celular e uma caneta encostada na boca

Antes de falar sobre os desafios, vamos entender melhor o conceito de pequenas e médias empresas. As pequenas empresas são aquelas que têm faturamento anual de até R$4,8 milhões ou ainda tem entre 10 e 49 funcionários no comércio/serviços e de 20 a 99 na indústria.

Naturalmente, as pequenas empresas possuem menos recursos para garantir o funcionamento do negócio e isso inclui o RH. Por esse motivo, muitas delas não contam com um setor exclusivo para essas atividades, que acabam ficando com colaboradores da área administrativa

O problema é que muitos destes profissionais não são especialistas e acumulam uma série de demandas, negligenciando o que é importante no setor de Recursos Humanos de uma empresa. Abaixo elencamos os principais desafios de RH em pequenas empresas. Confira!

Problemas com folha de pagamento

A organização da folha de pagamento dos colaboradores é uma das principais atividades do setor de recursos humanos. Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as empresas são obrigadas a depositar o salário de seus funcionários até o 5º dia útil de cada mês. 

No RH em pequenas empresas, a ausência de um profissional dedicado a essa tarefa, faz com que o pagamento seja feito em atraso. Essa ocorrência deve ser evitada, pois prejudica a vida financeira do colaborador e ainda pode trazer problemas trabalhistas para a companhia.

Custos elevados

Um outro problema comum em empresas pequenas que não contam com um setor de recursos humanos é o alto custo de alguns processos e atividades, além disso, a falta de organização gera uma série de acontecimentos que trazem custos inesperados para o negócio.  

Por exemplo, deixar de cumprir com uma obrigação trabalhista de um ou mais funcionários pode acarretar em um processo trabalhista que afetará o fluxo de caixa da companhia, com honorários advocatícios e indenização do profissional. 

Rotatividade de funcionários

Mesmo com o desemprego em alta, os profissionais brasileiros estão cada vez mais exigentes sobre a organização e a valorização que recebem das empresas empregadoras.

Se o setor de recursos humanos for desorganizado ou ainda não houver sequer alguém responsável pelas atividades, as chances de ter uma rotatividade de colaboradores é grande.

Adicionalmente, é ainda um profissional de RH que costuma fazer o recrutamento e seleção de novos talentos. Quando não há um especialista e a escolha é feita por um gestor da área que precisa de um novo colaborador, existe a possibilidade de ser uma contratação mal feita, ocasionando uma alta taxa de turnover.

Problemas no gerenciamento de frequência

Outro desafio bastante comum em pequenas empresas é a dificuldade de fazer o controle de jornada de trabalho dos colaboradores. Por muitas delas não serem obrigadas a fazer o registro do ponto, a tarefa é negligenciada e a organização de horas extras ou horas faltantes, por exemplo, é feita erroneamente, prejudicando empresa e profissional. A falta de gerenciamento de frequência impacta ainda no fechamento da folha de pagamento.

Mau relacionamento com funcionários

Um grande desafio do RH em pequenas empresas é o relacionamento com os colaboradores. Vale destacar que o setor de recursos humanos não é responsável apenas pela organização das demandas burocráticas. São esses profissionais que fazem também a gestão de pessoas e devem se preocupar com o seu bem-estar e qualidade de vida

É o RH, por exemplo, quem batalha por melhores benefícios e condições de trabalho. 

Quando a equipe é enxuta ou não existe, esse olhar humano para o colaborador é deixado de lado, ocasionando em um mau relacionamento entre empresa empregadora e empregado. Essa situação pode causar uma insatisfação dos profissionais, impactando na produtividade e no clima organizacional

Não cumprimento de obrigações trabalhistas

O principal desafio da gestão de recursos humanos nas pequenas empresas é o cumprimento das leis trabalhistas. Existem uma série de regulamentações que devem ser seguidas pelos empregadores e a falta de conhecimento da legislação pode ser crucial para o sucesso da companhia. 

Em pequenas empresas, a ausência de um profissional de RH facilita a ocorrência de erros, muitas vezes não intencionais, como falta de depósito do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), vale-transporte, férias e décimo terceiro. Entretanto, mesmo que a companhia não esteja agindo com má fé, as consequências para o negócio podem ser bastante negativas.

Sendo assim, mesmo com uma equipe enxuta, é primordial que as empresas de todos os portes invistam no setor de recursos humanos e tenham profissionais capacitados para lidar com todas as especificidades da área. 

Por que uma pequena empresa precisa de um RH?

imagem de duas mulheres e um homem sentados olhando para um computador

Diante de todos os desafios elencados acima, fica evidente a importância de contar com um setor de recursos humanos, mesmo em empresas com poucos funcionários ou baixo faturamento. A estruturação da área trará diversos benefícios para o negócio, entre eles estão:

Maior profissionalização

Ter um RH bem estruturado mostra que há uma profissionalização na sua empresa. O primeiro contato dos candidatos e futuros colaboradores será diretamente com o analista de recursos humanos, preparado para exercer aquela função específica. 

Além disso, depois de contratado, o profissional terá a percepção de que a gestão de pessoas é levada a sério na companhia, se sentindo valorizado e aumentando a sensação de pertencimento. Outro ponto é que o mercado passa a enxergar a empresa com maior credibilidade.

Melhor organização da empresa

Sem dúvidas,  maior profissionalização trará uma organização para toda a empresa. Quando o setor de RH funciona bem, os gestores das demais áreas também terão sua rotina facilitada, com a chegada de novos profissionais que correspondem à necessidade da equipe e ainda um time mais satisfeito com as condições de trabalho.

Melhoria no cumprimento de obrigações trabalhistas

Do ponto de vista burocrático, o RH em pequenas empresas melhora o cumprimento das leis trabalhistas, evitando problemas com os colaboradores e a justiça. Esse item traz ainda benefícios financeiros, visto que há uma economia no pagamento de multas e eventuais custos de processos. 

Outro ponto importante é que a empresa passa a ser vista com maior seriedade pelo mercado de trabalho, já que isso demonstra a valorização do profissional e seriedade da companhia. 

Crescimento saudável

Todo negócio busca o crescimento, tanto financeiro quanto de tamanho. Quando o setor de recursos humanos é organizado e profissionalizado, há uma maior probabilidade de que a empresa cresça de maneira saudável. É bem difícil aumentar o patamar de um negócio quando se enfrenta muitos problemas como os processos trabalhistas ou uma alta rotatividade de colaboradores.

O que impede uma empresa de investir em um setor de RH?

Você pode estar se perguntando porque uma pequena empresa não investe no setor de recursos humanos se é tão importante para o sucesso do negócio. Existem pelo menos dois motivos principais que levam o empreendedor a negligenciar o RH: a falta de conhecimento sobre a importância da área e os custos financeiros. 

Desconhecimento

Quando uma pessoa resolve abrir um novo negócio, é essencial que ela saiba como funciona não apenas o mercado onde está inserida a empresa, mas também as leis trabalhistas, tributárias e outras legislações que estejam relacionadas às pessoas jurídicas. 

O que acontece com frequência é os empreendedores passarem bastante tempo aprendendo sobre como gerir uma empresa, mas esquecem, especialmente, da gestão de pessoas. 

Desta maneira, o RH não é uma prioridade dos novos empresários e, por isso, não recebem o devido investimento na contratação de especialistas e ferramentas auxiliares.

Medo da elevação de custos

Um erro bastante comum dos gestores é acreditarem que montar um setor de RH em pequenas empresas elevará os custos de operação da companhia, diminuindo a margem de lucro.

Porém, esse pensamento é equivocado, visto que os investimentos em recursos humanos podem gerar uma economia a curto, médio e longo prazo. 

Além de analistas de recursos humanos, o mercado oferece uma série de ferramentas gratuitas que, se bem utilizadas, podem otimizar a rotina e tornar a área bem organizada.

Como implementar o RH em pequenas empresas?

imagem de quatro pessoas sentadas ao redor de uma mesa conversando

Se a sua companhia, ainda não conta com a área de RH, mas você deseja profissionalizar o seu negócio, separamos algumas dicas de implantação de rh em pequenas empresas. São elas:

Tenha como foco os funcionários

Saiba que o maior e mais importante recurso de qualquer empresa são as pessoas que trabalham nela. Sem os profissionais, não há como o negócio prosperar, visto que a mão-de-obra é essencial para a realização dos serviços ou desenvolvimento dos produtos oferecidos aos clientes.

Logo, ao pensar na área de RH, tenha em mente que o foco será sempre os seus colaboradores, não importando o tamanho do seu quadro de funcionários.

Mapeie os problemas

Caso a sua empresa tenha algum tempo de funcionamento, é provável que você enxergue alguns problemas decorrentes da ausência do setor de recursos humanos.

Faça uma lista de todas as situações que a companhia está enfrentando, pois será mais fácil entender quais são as necessidades do novo setor, por exemplo, quantos analistas de RH serão suficientes, quais ferramentas devem ser compradas, entre outras medidas.

Defina responsáveis

Escolha responsáveis para cada uma das funções importantes de recursos humanos. Ter os papéis bem definidos ajudará na diminuição de falhas ou esquecimentos.

Sendo assim, se possível, tenha pessoas dedicadas a cada uma das tarefas, mesmo se a contratação de um analista de RH não for possível por falta de verba.

Defina objetivos

Ao mapear quais os problemas e escolher pela implantação de um setor de recursos humanos, é importante ainda definir objetivos.

Entenda se a prioridade será diminuir os erros de operação, como atraso no pagamento de salário e falta de depósito do FGTS, ou ainda a contratação mais certeira de novos profissionais. 

É possível definir mais de um objetivo, visto que o RH reúne várias atividades distintas e que impactam o negócio de forma diferente.

Monte um planejamento estratégico

Todas as áreas de uma empresa fazem um planejamento estratégico a fim de alcançar os objetivos esperados. No setor de RH, não é diferente.

Agora que você já identificou os principais problemas e elencou quais são os objetivos mais urgentes, chega a hora de planejar como a companhia irá alcançá-los. 

Entenda o que será preciso fazer para conquistar o que a empresa precisa e quais serão os recursos necessários. 

Destine um orçamento

O item anterior é importante para este passo. Definir um orçamento para o investimento no setor de RH e para o planejamento estratégico da área.

Vale lembrar que alguns valores serão pontuais, como a compra de softwares especializados em controle de ponto ou folha de pagamento, porém, outros terão um custo mensal, como a contratação de um profissional de recursos humanos.

Neste momento, é importante colocar no papel todas essas despesas e, se for necessário, verifique a possibilidade de fazer cortes em outros custos dispensáveis de outros setores.

Comece a estruturação

Com toda essa organização feita, é a hora de começar a estruturação do setor. Para isso, faça a contratação de pessoal e treine seus funcionários que serão responsáveis pela implementação do planejamento estratégico.

É essencial que todos os envolvidos entendam a importância do RH em pequenas empresas para que não haja problemas futuramente e todas as tarefas sejam corretamente executadas. 

Invista em tecnologias

imagem de um homem sentado na frente de um computador e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Dependendo do quanto sua empresa puder investir, aposte em tecnologias. Atualmente, o mercado oferece muitas opções que otimizam a rotina dos profissionais de RH nas tarefas burocráticas, economizando tempo para que foquem em atividades mais estratégicas.

É possível investir em ferramentas de controle de ponto online por meio de aplicativos, de gestão de folha de pagamento e até para fornecimento de relatórios de banco de horas, entre outros. 

O que fazer pós-implementação do RH?

Depois de fazer a implementação de RH em pequenas empresas, a gestão da companhia poderá entender quais foram, na prática, os benefícios e resultados alcançados com o investimento. Existem algumas maneiras de medir se os esforços foram satisfatórios.

Realize pesquisas de satisfação com os funcionários

Toda empresa é feita de pessoas e nada mais importante que ouvir seus colaboradores para entender o quanto eles estão satisfeitos com a companhia.

Faça uma pesquisa de satisfação (eNPS) e pergunte aos seus funcionários se eles sentiram as mudanças nas atividades de RH e ainda questione o que pode ser melhorado para que o negócio continue melhorando e investindo na gestão de pessoas.

Faça uma análise dos resultados atingidos

Além da percepção dos funcionários, é importante utilizar métricas de comparação entre o momento antes da existência do setor de recursos humanos e após sua implantação. Você pode utilizar métricas de RH ou ainda fazer uma análise dos objetivos planejados lá no início do processo.

Outro ponto que pode ser analisado é se houve uma economia de recursos financeiros, diminuição de processos trabalhistas e aumento da sensação de pertencimento dos colaboradores.

Conclusão

A gestão de recursos humanos nas pequenas empresas é ainda um problema em boa parte dos negócios deste porte no país. Isso acontece, principalmente, porque os empreendedores acreditam que há um custo muito alto para a manutenção de um setor de RH. 

Entretanto, as consequências do descaso com as atividades da área podem acarretar em muitos problemas para a empresa, desde financeiros, passando pela má contratação de profissionais até processos na justiça. Além disso, a imagem corporativa da companhia é prejudicada, já que não passa confiança para o mercado.

Essa falta de credibilidade atrapalha ainda na atração dos melhores talentos do mercado, pois a falta de organização do setor de recursos humanos de uma empresa é algo que os trabalhadores comentam entre si. 

Desta forma, é essencial que, não importe o tamanho do seu negócio, a área de RH seja bem estruturada a fim de cumprir com todas as obrigações trabalhistas e ainda promover um bom clima organizacional no dia a dia da empresa.

Quer saber mais sobre boas práticas de recursos humanos? Continue acompanhando as novidades do blog da PontoTel!

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