Descubra tudo sobre o ponto eletrônico digital e qual é o melhor sistema!

imagem de um celular com o aplicativo de bater ponto na tela

Qual é o sistema que mais otimiza o processo de folha de ponto de uma empresa?

Na busca de melhorar o controle de frequência da sua empresa, você já deve ter se perguntado isso. 

A boa notícia é que o mercado de controle de ponto é bastante variado e conta com ótimos sistemas. Mas, o que realmente cumpre a promessa de otimizar os processos de uma empresa, é o ponto eletrônico digital. 

Esse tipo de software descentraliza toda gestão de ponto, permitindo formas variadas de marcação e diversos meios de acessos ao sistema.

Ele é perfeito para as empresas que buscam acelerar processos, inovação e, ao mesmo tempo, seguir todos os requisitos da legislação. 

Quer saber mais sobre ele?

Acompanhe este artigo, aqui vamos falar sobre todas as particularidades do ponto eletrônico digital, como ele funciona, qual sua previsão na lei e como ele pode ser vantajoso para uma empresa.

Confira os principais assuntos:

Vamos lá!

O que é ponto eletrônico digital?

imagem de um tablet mostrando o sistema PontoTel na tela

O ponto eletrônico digital é um sistema que faz a captura dos horários da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa por meio de códigos de programação. 

Esse sistema dispensa o uso de recursos manuais para controle de jornada, fazendo a captação automática dos pontos conforme os colaboradores vão registrando os pontos ao longo do dia.

O que diz a lei sobre o ponto eletrônico digital?

O uso de ponto eletrônico digital é permitido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Entretanto, para o seu funcionamento ele deve seguir as recomendações expressas na portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência. 

Veja com mais detalhes. 

Artigo 74 CLT 

De acordo com artigo 74 parágrafo 2°, estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem realizar a anotação dos horários da jornada dos funcionários. 

Essa anotação pode ser feita por meio de registros manuais, mecânicos ou eletrônicos, conforme orientações expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Portaria 1510

Antes da portaria 671 entrar em vigor, existiam outras duas leis responsáveis por regularizar o controle de ponto eletrônico nas empresas: a portaria 1510 e a portaria 373. Antes de explicar como a atual funciona, é importante rever o que diziam as anteriores.

Começando pela portaria 1510, que foi expedida em 2009 pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego, ela trazia recomendações quanto ao uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP) e do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

De acordo com suas normas, os sistemas de ponto eletrônico deveriam registrar as marcações fielmente, não sendo permitido:

  • Impor restrições de horário à marcação do ponto;
  • Marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
  • Exigência de autorização prévia para marcação de hora extra;
  • Existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Além disso, esse sistema também deveria ser capaz de emitir os relatórios propostos pelo anexo ll da portaria, que eram:

  • Arquivo-Fonte de Dados  (AFD);
  • Arquivo de Fonte de Dados Tratados (AFDT);
  • Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF).

Já para os relógios de ponto eletrônico, o artigo 4° da portaria exigia que o aparelho apresentasse:

“I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.”

Portaria 373

A portaria 373, por sua vez, surgiu em 2011 graças aos avanços tecnológicos no controle de jornada. Com ela, os sistemas alternativos, ou ponto digital, dispensaram o uso de relógio de ponto e inseriram a marcação de horários, tudo isso por meio de outros dispositivos, como computadores, tablets e celulares.

Conforme os avanços aconteceram, a legislação trabalhista se viu obrigada a inserir uma norma quanto ao uso desses sistemas.Para isso, a portaria previa que as empresas só poderiam adotar os sistemas alternativos mediante autorização de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

E, assim como a portaria anterior, os sistemas online também dispuseram de algumas restrições. De acordo com o artigo 3° da portaria, os sistemas não poderiam admitir:

  • Restrições à marcação do ponto;
  • Marcação automática do ponto;
  • Exigência de autorização prévia para marcação de hora extra;
  • A alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Ademais, os sistemas também deveriam estar disponíveis para fiscalização, devendo assim:

  • Estar disponíveis no local de trabalho;
  • Permitir a identificação de empregador e empregado;
  • Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Portaria 671

Com a modernização e os avanços do mercado, logo as portarias 1510 e 373 se mostraram desatualizadas, exigindo o desenvolvimento de uma outra lei que se adequasse melhor às demandas do mercado.

Por isso, em novembro de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência promulgou a portaria 671, a qual reuniu as normas até então existentes e as atualizaram, trazendo maior clareza e objetividade.

Dentre as principais mudanças estabelecidas, está a classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em três categorias distintas. São elas:

  • REP- C: Registro de ponto convencional;
  • REP-A: Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e programas de computador destinado ao registro da jornada de trabalho;
  • REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, incluindo os coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Se tratando especificamente dos REP-C e REP-P, a portaria estabelece que esses sistemas devem emitir um comprovante de ponto para cada horário registrado, sendo em formato impresso ou digital.

Ainda, o espelho de ponto também é uma das regras mais importantes da portaria 671, o qual deve conter os dados dos funcionários e ser gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto.

É importante estar atento a todas as exigências da legislação para que, quando você for adotar um desses sistemas, escolha um que esteja de acordo com todas as regras. 

Como funciona o ponto eletrônico digital?

Foto da tela deum computador com o sistema PontoTel na tela

O ponto eletrônico digital funciona por meio de um aparelho informatizado que captura todas as batidas de ponto dos funcionários. 

Essa definição cabe tanto aos relógios de ponto, quanto aos aparelhos de ponto online. Entretanto, suas funcionalidades são diferentes.


Veja a seguir quais são os tipos de ponto digital existentes atualmente.

Quais os tipos de ponto eletrônico digital?

Atualmente, existem três tipos de ponto eletrônico digital, são eles:

Cartão de ponto digital ou senha

O cartão de ponto digital foi um dos pioneiros no quesito relógio de ponto eletrônico. Esses tipos de aparelhos necessitam de um cartão de ponto para que o funcionário faça o registro. 

O registro pode ser feito através da leitura de um código de barras do cartão, inserção do cartão na máquina, ou digitação de senha em um painel do relógio.

Ainda, o aparelho necessita de uma infraestrutura de cabeamento para funcionar, e de um sistema auxiliar para a leitura dos dados registrados no relógio. 

Nele, a marcação acontece da seguinte forma:

  1. O funcionário insere ou aproxima o seu cartão de ponto individual no relógio para a leitura do horário e informações do colaborador;
  2. O relógio realiza a leitura e imprime o comprovante do ponto;
  3. O ponto batido fica armazenado na memória do aparelho para futuro tratamento. 

Relógio de ponto digital biométrico

O relógio de ponto biométrico representa uma opção mais segura dos aparelhos de ponto. Como as empresas possuíam uma insegurança em relação aos pontos batidos com cartão ou senha, com o advento dessa tecnologia, permitiu que o funcionário usasse a sua impressão digital para que acontecesse o reconhecimento. 

Dessa forma, a companhia possui a certeza de que o ponto foi batido pelo funcionário em questão. 

Para seu funcionamento, a empresa precisa antes configurar o relógio e cadastrar a biometria de todos os funcionários no relógio de ponto, para que o aparelho reconheça e marque o ponto. 

Feito isso, a marcação acontece da seguinte forma:

  1. O funcionário insere o seu dedo no leitor de biometria;
  2. O sistema capta o horário do registro e imprime o comprovante do ponto; 
  3. Os horários ficam registrados na memória do relógio até serem enviados ao sistema de tratamento. 

REP-A

O REP-A, estabelecido pela portaria 671, é um sistema que permite o controle da jornada do trabalhador por meio de equipamentos tecnológicos, como o computador, por exemplo. Ele permite o armazenamento de dados em nuvem, o que torna a exportação de dados mais rápida do que o REP-C.

Ou seja, esse sistema permite que a empresa exporte os dados de funcionários do sistema de folha de pagamento, tornando muito mais fácil seu uso e evitando perda de tempo ao cadastrar cada usuário.  

Segundo a portaria 671, este tipo de Registrador deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo para ser utilizado. Leia na íntegra:

Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

REP-P

O REP-P abrange sistemas mais modernos e completos quando comparados com os do REP-A. Assim como o anterior, ele também permite o registro dos horários por meio de tablets, celulares e computadores. 

Mas, seu grande diferencial está no fato de acompanhar um sistema de tratamento robusto, junto com a emissão de um comprovante de ponto eletrônico a cada registro realizado. Outra diferença é que este tipo de REP não precisa ser autorizado por acordo ou convenção coletiva.

Ele permite que a jornada de trabalho de todos os colaboradores seja acompanhada em tempo real, garantindo uma gestão muito mais assertiva e controle eficiente sobre as horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, e muito mais.

Além de ser um dos REPs mais inteligentes, é também campeão em funcionalidade e praticidade. E o melhor, ele não precisa de cabeamentos para funcionar. Basta instalar o aplicativo em um tablet ou celular, adicionar os funcionários no sistema e começar a bater o ponto

Ele também pode ser usado em computadores, caso a empresa não queira fazer a marcação por um dispositivo móvel, e utiliza a biometria para reconhecimento do funcionário. 

Mas, como ele realiza tal processo se ele não tem leitor biométrico?

É um erro muito comum pensarmos que a biometria diz respeito apenas à leitura da impressão digital. Entretanto, a biometria é a identificação através de características físicas de uma pessoa, ou seja, uma avaliação biológica do ser humano. 

Dentre essas características, podemos citar:

  • Retina;
  • Geometria da mão;
  • Íris; 
  • Características faciais;
  • Impressão digital.

E, como o sistema capta isso?

Bom, ao passo que o funcionário registra o ponto, ele aguarda alguns segundos e é tirada uma foto de seu rosto. A partir disso, o sistema compara com as imagens já armazenadas e faz o reconhecimento facial. 

Isso quer dizer que a empresa não precisa cadastrar uma foto de cada funcionário, já que o sistema aprende sozinho todas as características e avisa caso ocorra alguma inconsistência. 

Cada sistema online possui sua própria maneira de efetuar o registro de ponto, assim como acontece no sistema PontoTel. Nele, as empresas podem escolher dentre as seguintes opções de marcação de horário:

  • O funcionário aciona na tela o botão de marcação de ponto e seleciona qual o ponto que irá bater (entrada, pausa para o almoço, volta da pausa e saída); 
  • O sistema avança para a digitação de uma senha pessoal; 
  • O colaborador se posiciona para uma foto e pronto!

Muito melhor do que falar, é mostrar. Então, confira agora um vídeo de passo a passo da marcação de ponto no sistema PontoTel:

Quanto custa um ponto eletrônico digital?

O custo de um ponto eletrônico digital depende do tipo de sistema que você irá escolher e todas as funcionalidades que ele oferece. 

Nos relógios de ponto, você precisa se preocupar em comprar o aparelho, os insumos da máquina e o sistema para operar o relógio. Além disso, eles necessitam sempre de um técnico de instalação e de configuração do aparelho. Então, é mais um custo para se considerar. 

Já no ponto online, você precisa fazer a contratação do serviço e providenciar um dispositivo para a marcação de ponto

Se for analisar o custo-benefício dos dois, o ponto online oferece mais vantagens, pois existe a opção de contratar planos de acordo com a necessidade da sua empresa. 

Qual é o melhor ponto eletrônico digital?

O melhor meio de controle de ponto, sem dúvidas, é o ponto online.

Esse sistema não faz apenas as marcações de horários, ele permite que as empresas aloquem em um único software toda a sua gestão de ponto. Dessa forma, pode fazer a gestão de escalas de trabalho, jornadas, férias, dispensas, banco de horas. Tudo em poucos cliques. 

Ao mesmo tempo, ele descentraliza as marcações, pois permite múltiplas formas de registro de ponto.

Como funciona o tratamento no ponto eletrônico digital?

A forma de tratamento de ponto é o que vai determinar o quanto o sistema de ponto é inteligente. No ponto online, o tratamento é feito através da plataforma sem precisar exportar dados ou de preenchimento manual. Para isso, possui diversas ferramentas que otimizam esse processo. 

No PontoTel, por exemplo, é possível que o RH divida essa etapa com os colaboradores ou com os gestores de área. Dessa forma, os próprios funcionários fazem a autogestão de suas folhas, inserindo pendências em dias de faltas, atrasos e horas extras. 

O sistema também conta com o aplicativo de gestão, em que o gestor pode inserir atestados médicos ou declarações dos colaboradores diretamente do celular enviando uma foto.

Mas não para por aí, o PontoTel também emite todos os relatórios exigidos pela portaria 671 e possui mais de 30 relatórios com indicadores para tornar mais ágil sua gestão de pessoas

Principais dúvidas sobre o ponto online

O ponto eletrônico online faz integração?

Sim, importar as informações de um sistema para outro é muito mais fácil no ponto online.

O da PontoTel, por exemplo, possui integração com os principais sistemas de folha de pagamento

Você pode conferir quais são na nossa página de funcionalidades.

Como faz para bater ponto neste sistema?

O  ponto online possui diversas formas de marcação, sendo as principais o aplicativo via tablet ou celular e o computador. 

A ideia desse tipo de ponto eletrônico é justamente descentralizar o processo de controle de jornada, dando mais formas de marcação aos colaboradores.

Qual a segurança do ponto online?

Ao contrário do que muitos pensam, o ponto online é tão seguro quanto um relógio de ponto biométrico. 

Além do reconhecimento facial, esses sistemas utilizam o recurso de geolocalização. Com isso, é possível saber exatamente onde o ponto foi batido e coíbe tentativas de fraudes, uma vez que a empresa será sinalizada quando o funcionário bater o ponto fora do local de trabalho. 

Como implantar na empresa um sistema de ponto eletrônico digital?

Cada sistema online tem a sua própria forma de implantação. Entretanto, o mais recomendável é que você faça esse processo aos poucos. Comece explicando aos funcionários a necessidade de implantação, como será, e quais benefícios eles terão com o novo sistema. 

Na implantação do PontoTel, esse processo é feito de forma guiada, em que especialistas auxiliam a empresa durante todo o processo de implantação do ponto e, ao final, os participantes ainda recebem um certificado de aptidão para operar o sistema. 

Conclusão

Investir em melhorias do processo de ponto, com certeza só trará benefícios para sua empresa. Agora você sabe que no quesito ponto eletrônico digital, o mais recomendável é o ponto online. 

Com ele, a sua empresa irá ganhar muito mais eficiência e rapidez nos processos de cálculo de horas e controle de jornada. 

Se quiser saber mais sobre o sistema PontoTel, agende um contato. Nossa equipe comercial irá te ligar e explicar tudo sobre a solução, além de te apresentar funcionalidades que irão ajudar a sua empresa. 

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