Obrigatoriedade do Ponto Eletrônico: Saiba o que diz a legislação

pessoa apontando para a tela do notebook apontando para sistema pontotel

Se você chegou a esse texto, provavelmente está com dúvidas se existe uma obrigatoriedade de ponto eletrônico para as empresas. 

E a resposta é bem simples, no Brasil, o controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 funcionários. Esse controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, a escolha da empresa. Ou seja, não é obrigatório ter um ponto eletrônico, necessariamente.

O problema é que ainda assim algumas companhias deixam de lado a lei e não controlam a jornada dos colaboradores, por desconhecimento da lei ou até mesmo das ferramentas que podem ser usadas para essa tarefa. 

Isso cria uma série de problemas para a empresa, não só com a fiscalização, mas até mesmo problemas de gestão. Afinal, é muito difícil que uma empresa consiga saber os horários de entrada, pausa e saída de todos os seus funcionários.

Para evitar esses problemas, é extremamente importante que você entenda os motivos pelos quais o controle de ponto é obrigatório, além do que diz a legislação a respeito. 

Por isso, preparamos este conteúdo completo para você saber mais a respeito, aqui falaremos sobre:

Boa leitura.

banner conformidade com as novas regras de ponto

O que é obrigatoriedade do ponto eletrônico?

trabalhadores com capacete subindo uma escada

Inicialmente, o controle de ponto foi inserido no mercado de trabalho em 1930, para anotar o momento exato em que os funcionários entravam e saiam da empresa. 

Naquela época, o controle de ponto ainda não era obrigatório, mas conforme os anos foram passando surgiram as leis trabalhistas e, com elas, regras sobre a adoção de sistemas de controle de ponto.

Em 1989, o controle de ponto ganhou uma lei específica, a N° 7.855, que passou a determinar sua obrigatoriedade. 

Ao longo dos anos, tais regras foram se modernizando, de forma que se adequassem frente às mudanças e necessidades do mercado.

Contudo, é importante destacar que o uso do ponto eletrônico não é obrigatório pela lei, afinal, este não é o único meio de controle de jornada, existem também o ponto o manual e o mecânico, e as empresas podem escolher o que melhor se enquadra em suas rotinas e necessidades.

Porém, para aquelas companhias que desejam facilitar a sua gestão, o ponto eletrônico com certeza é a melhor saída. Já que esses sistemas trazem praticidade para as empresas.  

Afinal, imagine como seria uma grande empresa com todos os funcionários saindo ao mesmo tempo e formando fila em um balcão para registrar seu horário manualmente em um caderninho. Quantas horas essa empresa perderia para fazer o tratamento de todos os pontos. 

É por isso que o ponto eletrônico é tão importante, e, também, o meio mais seguro de todos que estão previstos na legislação. 

O que diz a lei sobre controle de ponto?

A lei sobre controle de ponto é regida pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e estabelece que :

Para os estabelecimentos de mais de vinte trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.”

Essas instruções, expedidas pelo Ministério do Trabalho, são discutidas na portaria 671 que regulamenta o ponto eletrônico.

Vamos entender mais sobre isso.

Quando a obrigatoriedade do ponto eletrônico entrou em vigor?

Ao longo dos anos, o controle de ponto sofreu diversas alterações, com a invenção de novos modelos de coleta de ponto. 

Mas foi só em 2009 que foi instaurada a primeira lei responsável sobre esse tema, a portaria 1510. Ela regulamentava, exclusivamente, o ponto eletrônico, com regras e obrigações para quem desejava adotá-lo.

Antes, as instruções do Ministério do Trabalho para controle de ponto eram mais abertas e não existiam regras sobre como os sistemas deveriam operar. 

Com a entrada da portaria 1510, os relógios de ponto deveriam seguir um certo padrão, na intenção de tornar o ponto eletrônico mais seguro, com isso as empresas tiveram que correr para se adequar aos novos padrões de registro de ponto.

Essas regras eram previstas para aqueles que desejavam utilizar o ponto eletrônico em suas rotinas, tornando o padrão estipulado pela portaria obrigatório. 

Mas, como vimos acima, essa não é a única forma de registrar o ponto, vamos conhecer as outras.

Tipos de registro de ponto

Manual

trabalhador assinando num papel, registrando o ponto manual

O controle manual consiste em um caderno ou folha em que os funcionários anotam seus horários de entrada, almoço e saída.

Esse é um dos meios menos seguros que existem para controle de jornada, pois ele é passível de alteração, rasuras e até mesmo perda.

Isso sem falar na possibilidade de fraudes, erros operacionais e do trabalho para passar todas as informações para uma planilha ou sistema todo final de mês. 

Somando todas essas coisas, podemos dizer que o ponto manual é um dos tipos de registro de ponto menos funcionais.  

Cartográfico

O relógio de ponto cartográfico ou mecânico foi uma das primeiras máquinas de registro de ponto inventadas. Em uma época em que ainda não existia muita tecnologia, esse modelo representou uma grande inovação para as empresas.

Nele, cada funcionário tem um cartão de ponto, semelhante a uma ficha que ao realizar a jornada, deve ser colocado pelo colaborador na máquina para que ela imprima os horários. 

Apesar de hoje em dia ser mais raro esse meio de registro, atualmente existem no mercado versões digitais do ponto cartográfico, com mais recursos e com o mesmo formato de impressão em cartão.

Mesmo assim, essa não é a melhor das tecnologias que podem ser utilizadas na rotina de uma empresa, isso porque, após os registros serem efetuados ainda é necessário coletar os cartões e transcrever as informações para o computador. 

Além de que ele também não é muito seguro, uma vez que não é capaz de identificar o funcionário que está marcando o ponto, sendo totalmente passível de fraudes.  

Modalidades de REP Eletrônico

relogio de ponto eletronico imprimindo comprovante de registro de ponto

Agora quando o assunto é ponto eletrônico, esse é o tipo de registro que mais possui opções. Com o avanço da tecnologia, ele traz funcionalidades que as duas formas anteriores não tinham, e possui três modelos distintos definidos pela portaria 671: o REP-C, REP-A e REP-P.

O primeiro deles, denominado por REP-C, abrange os famosos relógios de ponto eletrônico, que ficam localizados nas paredes das empresas, para que os colaboradores efetuem suas marcações de entrada, pausa e saída.  

Esse modelo de REP é composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. 

Ainda, com a vigência da portaria 671, esses relógios de ponto devem emitir um comprovante a cada marcação feita, impedindo fraudes no registro, horários duplicados, entre outros erros que possam ocorrer.

O REP-A inclui sistemas mais modernos, conhecidos como sistemas de controle de ponto online. Como seu próprio nome diz, permite que os funcionários registrem seus horários por meio de dispositivos digitais como celulares, computadores ou tablets.

Todas as informações registradas nesses sistemas são armazenadas em nuvem, impedindo alterações no registro. Contudo, este modelo pode apenas ser utilizado mediante aprovação em convenção ou acordo coletivo.

Por último, o REP-P diz respeito aos sistemas mais modernos e robustos do mercado. Introduzido pela portaria 671, esse modelo é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Ele permite o registro e acompanhamento dos horários por meio de tablets, celulares ou computadores, e também emite um comprovante de ponto de forma eletrônica.

Mas seu grande diferencial está na possibilidade de acompanhamento das jornadas dos funcionários em tempo real, o que permite uma gestão muito mais eficiente das horas extras, banco de horas, e todas as informações sobre o controle de jornada da empresa.

Como eram as portarias de ponto?

Antes da portaria 671, existiam duas outras portarias responsáveis por regulamentar o controle de ponto nas empresas: a 1510 e a 373.

A portaria 1510, como vimos um pouco acima, foi responsável pela regulamentação dos relógios de ponto eletrônico nas empresas, fazendo algumas exigências para o uso desse registrador. 

Dentre essas exigências, a portaria dizia que um relógio de ponto (REP-C) nunca poderia funcionar sem um SREP, o qual também deveria seguir alguns requisitos, como por exemplo ter uma forma de armazenamento específica e emitir relatórios gerenciais.

Já para o aparelho em que o funcionário bate ponto, as exigências eram que: 

  • Para cada ponto batido no REP, teria que ser emitido um comprovante para o trabalhador com durabilidade mínima de 5 anos; 
  • O REP não deveria ter dependência de qualquer conexão com outro equipamento externo para marcação de ponto.
  • E além disso, o aparelho deveria ter:
    • um relógio interno de tempo real, com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas para o caso de faltar energia elétrica;
    • Visor contendo hora, minutos e segundos;
    • Um meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto (MRP), onde os dados armazenados não pudessem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
    • Meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficariam armazenados os dados necessários à operação do REP;
    • Porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho.

Com tantas exigências, muitas empresas começaram a criticar a portaria, dizendo que os requisitos complicavam demais o dia a dia das empresas. Por isso, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego trouxe uma nova portaria que flexibilizou o controle de ponto, a Portaria 373.

A vigência da portaria 373 em 2011 possibilitou um novo modelo de controle de ponto eletrônico: o alternativo, também conhecido como ponto eletrônico online.

Ela veio para complementar o que já era feito antes, tornando o ponto online uma boa saída, já que com ele as empresas teriam a facilidade de fazer todo o processo relacionado a folha de ponto em um só lugar. 

Mesmo sendo diferentes, as duas portarias traziam exigências em comum tanto para o REP quanto para o ponto eletrônico online. Mas precisaram ser atualizadas diante das mudanças do mercado, e com isso surgiu a nova portaria de ponto eletrônico, a portaria 671.

Regras para  os tipos de REP de acordo com a Portaria 671

Segundo a portaria 671, todos os modelos de REP citados acima devem cumprir com algumas regras comuns de uso. São elas:

  • Proibição de restrições às marcações de ponto;
  • Não pode existir marcação de ponto automática; 
  • Não se pode exigir autorização para marcação de ponto em caso de horas extras;
  • Não pode existir alguma funcionalidade que altere o ponto marcado pelo funcionário;
  • Os dados coletados devem estar armazenados para fiscalização do Ministério do Trabalho .

Principais Mudanças na obrigatoriedade do ponto eletrônico

Desde a vigência das antigas portarias 373 e 1510, muita coisa mudou no controle de ponto. 

Antes, muitos erros eram cometidos na anotação da jornada dos colaboradores, uma vez que era um processo trabalhoso. Mas com a obrigatoriedade do ponto eletrônico, tanto os colaboradores quanto a empresa ficaram mais respaldados, pois os meios eletrônicos são muito mais fáceis de serem registrados e impedem que sejam burladas às leis da CLT. 

E quais são os benefícios de se ter um ponto eletrônico? Separamos duas das principais vantagens, veja a seguir.

Benefícios do Ponto Eletrônico

Vantagens para a Empresa

Ao adotar um ponto eletrônico online, a empresa poupa bastante trabalho dos setores de RH e DP. Afinal, a frequência interfere diretamente na folha de pagamento, o que torna a gestão de ponto uma atividade essencial para manter a saúde financeira da empresa. 

Assim, um bom controle de ponto eletrônico reduz erros em folha de pagamento, impede pagamentos indevidos,  permite que a empresa tenha segurança jurídica e promove uma gestão baseada em dados, tornando a empresa muito mais eficiente. 

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Vantagens para o Empregado

Para o empregado, ter um controle de ponto é a segurança de que todos os horários de sua jornada serão anotados, e ele receberá o pagamento correto pelo trabalho desempenhado.

Dessa forma, ele também ficará respaldado juridicamente caso a empresa falte com alguma de suas obrigações trabalhistas. 

Agora, confira no próximo tópico algumas das dúvidas mais comuns sobre o controle de ponto eletrônico.

Principais Dúvidas sobre Controle de Ponto eletrônico

Quando a obrigatoriedade do ponto eletrônico entrou em vigor?

Muitas pessoas confundem a lei sobre o controle de ponto com a obrigatoriedade do ponto eletrônico. 

Conforme falamos acima, o artigo 74 da CLT, determina que obrigatório é ter um meio de controle de jornada, em estabelecimentos acima de 20 colaboradores, podendo ser ele manual, mecânico ou eletrônico.

Agora, caso a empresa opte pelo controle de ponto eletrônico, é obrigatório que a companhia se atente às regras da portaria 671, e escolha um sistema  que esteja de acordo com todos os requisitos desta portaria.

De acordo com a portaria 671, todos os modelos de REP tinham até o dia 10 de fevereiro de 2022 para adequar os seus coletores de ponto,  e o prazo de até um ano a partir da publicação da portaria para adequarem o seu programa de tratamento de ponto.

A partir de quantos funcionários deve se ter ponto eletrônico na empresa?

trabalhadores interagindo no escritório

A legislação diz que estabelecimentos com mais de 20 funcionários precisam ter algum tipo de registro de jornada. Contudo, nada impede que empresas com menos colaboradores em seu quadro adotem um ponto eletrônico para facilitar suas rotinas. 

O que mudou no Horário de Almoço?

mãos de uma pessoa caucasiana comendo um prato de salada

A legislação do ponto eletrônico não mudou nenhuma regra sobre o horário de almoço, esse período foi modificado pela reforma trabalhista, que alterou algumas regras. 

Antes, um funcionário em regime CLT tinha o tempo mínimo de 1 hora para almoço. Agora, é possível fracionar esse tempo ou até mesmo reduzi-lo para 30 minutos. Mas isso depende do acordo feito entre o empregador e o empregado.

Qual a localização do relógio de ponto na empresa?

Não existe uma regra para a localização do relógio de ponto, a única regra é que ele esteja no local de trabalho, o que muitas empresas optam por fazer é deixar o equipamento disponível na entrada da empresa. 

Agora no caso do ponto eletrônico online, a empresa pode optar por ter um equipamento central ou autorizar que os funcionários realizem a marcação de ponto com seus próprios dispositivos. 

 A emissão do comprovante da marcação de ponto, é obrigatória?

Essa é uma das exigências da portaria 671. Segundo a lei, os modelos REP-C e REP-P devem emitir o comprovante do ponto para o trabalhador, com durabilidade mínima de 5 anos. 

Tal comprovante pode ser emitido de forma impressa ou digital, sendo este último uma opção mais segura para evitar perdas do documento ou possíveis danos.

Quais são os principais requisitos do REP? 

Para todos os modelos de REP, é proibido que:

  • Existam restrições de horário à marcação do ponto;
  • Tenham alguma forma de realizar a marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual,exceto o horário de almoço;
  • Tenha exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
  • Possuir qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Ainda, os aparelhos REP-C e REP-P devem realizar a emissão dos comprovantes de ponto, e todos os modelos devem ter memória das marcações efetuadas, e não possuir meios de alteração dos dados. 

A portaria 671, em seu artigo 79,  estabelece que estes comprovantes devem ser emitidos visando a comprovação do registro de marcação realizada pelos funcionários, contendo as seguintes informações:

  • Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
  • Número Sequencial de Registro – NSR;
  • Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
  • Local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
  • Identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
  • Data e horário do respectivo registro;
  • Modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
  • Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
  • Assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

 A empresa pode escolher seu próprio Sistema de Registro de Ponto?

Sim, a empresa é totalmente livre para escolher o sistema que melhor se adequar às suas necessidades. A companhia apenas deve garantir que o seu REP atenda aos requisitos estabelecidos pela portaria 671.

A empresa pode ter dois relógios de ponto no mesmo CNPJ?

É bastante comum que empresas de grande porte necessitem de mais de um relógio de ponto em seus estabelecimentos, para comportar a quantidade de funcionários na hora de bater o ponto. 

Portanto sim,  é  possível ter mais de um relógio de ponto no mesmo CNPJ. As empresas só devem garantir que o relógio atenda aos requisitos da portaria 671,  que o REP-C tenha sua própria numeração e permita a identificação dos funcionários na hora de bater o ponto. 

Então, por exemplo, se uma empresa tem 3 relógios de ponto em sua sede, e permite que os colaboradores batam ponto por relógios diferentes, todos eles devem ter o cadastro dos funcionários para que sua identificação seja feita. 

Empresas diferentes podem utilizar o mesmo REP?

De acordo com a portaria 671, só existem dois casos em que o REP pode conter dados de empresas diferentes, são eles:

  • O trabalhador temporário regido pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974 no REP-C do tomador de serviços; e
  • Empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.

E mesmo assim, a portaria ainda completa que nessas situações, os colaboradores devem ser identificados no programa de tratamento, e suas marcações devem ser consideradas para o controle de ponto da empresa empregadora.

Como resolver uma marcação incorreta no ponto eletrônico?

Todo RH precisa lidar com marcações incorretas no controle de ponto, e muitas empresas possuem dúvidas se podem ou não corrigir esse ponto, uma vez que a lei proíbe alteração do registro do funcionário. 

Mas a resposta é que sim, a empresa pode realizar o tratamento das informações e correções de ponto, nesse caso, é feita uma correção ou inserção de dados com justificativa, e os dados originais ficam salvos na memória, junto ao dado corrigido.

Uma boa maneira de evitar essas situações é utilizar um controle de ponto inteligente, como o da PontoTel. 

No registro da PontoTel, todos os pontos marcados ficam salvos no aplicativo, assim o colaborador pode ver se já efetuou a marcação de ponto ou não. 

Além disso, caso o funcionário esqueça de realizar sua marcação, o sistema já sinaliza essa informação para que o RH possa corrigir esse erro. 

Muito mais prático e eficiente, então se quiser entender na prática como funciona, basta agendar uma demonstração com um consultor PontoTel. 

Conclusão

pessoa usando um notebook com a tela bate-ponto da pontotel em aberto

O ponto eletrônico é um dos sistemas de controle de jornada mais utilizado pelas empresas. E com as mudanças na legislação e a vigência da portaria 671, muitas dúvidas surgiram sobre como se adequar frente às novas regras.

Por isso, este texto trouxe todos os principais pontos a serem compreendidos sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico, seu funcionamento e as normas previstas em lei.

Dentre todos os sistemas disponíveis no mercado, a tecnologia utilizada nestes modelos faz com que sejam opções mais sofisticadas e modernas. Esse é o caso da PontoTel.

O sistema da PontoTel é pensado justamente para acompanhar as demandas do mercado, permitindo que as empresas tenham uma verdadeira gestão de ponto em uma única plataforma, sem precisar de nenhuma extensão. 

Então, seja sua empresa obrigada ou não a adotar um ponto eletrônico, venha conhecer o nosso sistema, e como ele pode te poupar muito trabalho e erros operacionais.  

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