Veja o que são as obrigações acessórias, como surgem, seus tipos e prazos

imagem de uma caneta em cima de um papel com números

Toda empresa possui uma infinidade de obrigações, como o pagamento de impostos, a organização de obrigações acessórias e tributárias, que quando não acompanhadas de perto, podem prejudicar seu empreendimento. 

É comum que muitas dessas obrigações sejam direcionadas para as contabilidades, para que elas cuidem de questões burocráticas, e tirem o peso de informações ligadas a tributos e declarações das gerências dos negócios.

Porém, é importante dizer que obrigações acessórias são responsabilidade do negócio, afinal muitos dados são anotados no dia a dia das negociações, por isso, é muito mais fácil realizar esses processos internamente, do que repassá-lo a uma contabilidade, a não ser que a própria empresa tenha um setor contábil.

Mas, afinal, o que são essas obrigações acessórias? Trata-se de documentos contendo informações básicas das empresas, que devem ser enviadas ao governo considerando prazos mensais, trimestrais ou anuais.

Falar sobre essas obrigações é importante, pois, por serem muitos prazos e tributos diferentes, eles podem gerar confusão, o que, de certa forma, pode ser maléfico para os negócios, que quando esquecem de enviar alguma obrigação acessória ao fisco, acabam tendo problemas com os órgãos fiscalizadores.

Enfim, para que você entenda mais detalhes sobre obrigações acessórias, neste artigo reunimos as seguintes informações sobre o tema:

Boa leitura!

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O que são obrigações acessórias?

imagem de uma mulher sentada segurando uma folha e uma caneta

A fim de explicar o que são obrigações acessórias, acompanhe a explicação: são obrigações acessórias, também conhecidas como declarações acessórias, os documentos entregues, mensal, trimestral e anualmente pelas empresas ao governo.

As obrigações acessórias são elaboradas no objetivo de apresentar ao governo, documentos que comprovem que o negócio segue todas as regras fiscais impostas aos estabelecimentos, por isso. Os documentos que fazem parte desse tipo de declarações incluem:

  • confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
  • confecção e envio das declarações sociais;
  • demonstrações contábeis;
  • emissão de nota fiscal de vendas de mercadoria ou serviços;
  • emissão das guias de recolhimento dos tributos;
  • escrituração dos livros fiscais;
  • folha de pagamento, contracheques.
  • dentre outros.

Existem também as obrigações acessórias relacionadas às atividades econômicas da empresa, como no caso de médicos e corretores imobiliários. E não podemos esquecer de destacar as obrigações acessórias tributárias, que representam o pagamento de tributos obrigatórios, como taxas, impostos e contribuições.

Essas declarações devem ser feitas e encaminhadas ao governo, seja ele municipal, estadual ou federal, conforme a obrigação da empresa. E, hoje em dia, isso pode ser feito pelo online, seja pelo site eSocial, ou pela estrutura digital da prefeitura local de onde a empresa é.

O preenchimento e envio das declarações acessórias, são uma obrigação da própria empresa, portanto, repassar essa tarefa às empresas contábeis é um erro, já que os contadores devem realizar apenas uma contabilidade consultiva.

Como que as obrigações acessórias surgem?

As obrigações acessórias surgem e são definidas pelos governos, sejam eles Federal, Estaduais ou Municipais. São eles que determinam quais tipos de declarações acessórias as empresas precisam entregar.

São esses órgãos também que definem os prazos para cumprimento das obrigações acessórias, assim como as multas desses documentos, quando os mesmo não forem entregues nos prazos preestabelecidos.

Quais são os tipos de obrigações acessórias existentes?

Existem diversos tipos de obrigações acessórias, que precisam ser entregues em diferentes momentos do ano, e, para te ajudar a se organizar e entender quais dessas obrigações acessórias o seu negócio precisa fazer, confira a seguir as principais.

Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime válido para empresas de pequeno e médio porte, com faturamento anual limitado a R$ 4.800.000,00.

Neste regime, as obrigações acessórias possuem alíquotas divididas em cinco anexos para cada atividade realizada, onde as faixas são determinadas conforme o faturamento dos 12 meses anteriores.

Nesse tipo de regime, o recolhimento dos impostos e contribuições é simplificado, e fazem parte da guia de recolhimento os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, dentre outros.

Confira a seguir a descrição de algumas obrigações acessórias do Simples Nacional.

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) tem como prazo máximo de entrega anual o dia 31 de março de cada ano subsequente, sendo o principal objeto desse documento, declara ao Governo Federal que a empresa se enquadra no regime Simples Nacional.

O DEFIS também auxilia os negócios a declararem suas despesas ao longo do ano, bem como sua distribuição societária, a quantidade de colaboradores daquele ano, e outros pormenores.

DAS

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), é um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas, ou seja, caso o negócio não possua movimentação dentro do mês, o mesmo está isento do pagamento deste imposto.

Esse imposto é destinado principalmente aos microempreendedores individuais, por ter um valor baixo e fixo, que pode ser controlado facilmente junto aos gastos do empreendimento.

DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), é enviada ao governo anualmente, por empresas que fazem a retenção de imposto IRRF, e que escolham pelas contribuições retidas dos fornecedores.

Nessa declaração devem constar os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil; o imposto sobre a renda e contribuições retidas na fonte; o pagamento, crédito, entrega ou remessa a residentes no exterior; e o pagamento de planos de assistência médica empresarial.

DESTDA

A Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA),  é uma obrigação acessória mensal dos contribuintes do Simples Nacional. 

Por meio dessa declaração é realizado o recolhimento do ICMS das diferentes alíquotas entre estados e substituição tributária.

Outras

O Simples Nacional também possui outras obrigações acessórias em comum com outros regimes tributários, por isso, às seguintes declarações acessórias também precisam ser entregues:

  • ECD (facultativa);
  • EFD ICMS/IPI;
  • Sefip/GFIP;
  • ECF;
  • Dirf;
  • Rais
  • Caged.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime de tributação federal, que interfere na apuração do IRPJ, CSLL, Pis e Cofins, tendo mais obrigações acessórias que o Simples Nacional.

O Lucro Presumido difere do Lucro Real, e, para os cálculos não são considerados lançamentos de crédito, contando com uma alíquota reduzida.

DES

A Declaração Eletrônica de Serviços (DES), é uma declaração municipal que algumas prestadoras de serviços estão sujeitas, e serve para declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês.

Importante reforçar que essa tributação só é exigida por algumas prefeituras.

DCTF

A Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF), é uma declaração de competência da União. 

Essa obrigação acessória é mensal, e serve para declarar os dados a respeito de vários tributos e contribuições, como IRRJ, IRRF, IPI, IOF, CSLL, PIS, COFINS, CPMF, dentre outros tributos.

EFD Contribuições

O EFD Contribuições trata-se de uma obrigação federal que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deve ser enviado pelas empresas na escrituração da contribuição do PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativa ou cumulativa, representando receitas como custos, despesas, encargos e outros.

Essa obrigação acessória incide sobre as receitas de setores de comércio, serviços e indústrias, no acolhimento de receitas referentes aos CNAEs, atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados.

SPED FISCAL

O SPED FISCAL é um sistema utilizado para transmitir a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Trata-se de uma iniciativa do governo, que busca simplificar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações acessórias, economizando tempo e o uso de papéis físicos.

Por meio deste sistema, as empresas podem encaminhar ao governo federal as apurações de IPI e ICMS. 

GIA Estadual

A Guia de Informações e Apuração (GIA) Estadual, é uma obrigação acessória  que permite informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes, a respeito do ICMS.

Esse tipo de obrigação acessória é destinada aos contribuintes que possuem inscrição estadual.

GIA — substituição tributária

A Guia de Informações e Apuração (GIA) de ICMS – ST, serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS – ST. 

Esse tipo de obrigação acessória é destinada aos contribuintes que realizam vendas de produtos sujeitos aos regimes de ST (Convênio ICMS 92/20215).

LFE

O Livro Fiscal Eletrônico (LIV), é uma obrigação acessória destinada aos estabelecimentos localizados em Brasília, e serve para informar as contribuições de ICMS e ISS no Distrito Federal.

SISCOSERV

O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV), é um sistema que foi instituído pela Portaria RFB/MP 1.908/2012, no intuito de registrar e controlar informações sobre as transações de importações e exportações realizadas entre residentes ou domiciliados no Brasil.

Outras

Além das obrigações acessórias descritas acima, as empresas de regime tributário de lucro presumido possuem outras obrigações.

São elas:

  • ECF
  • DIRF
  • RAIS
  • CAGED
  • ECD
  • EFD ICMS/IPI
  • SEFIP/GFIP

Lucro Real

O regime tributário de Lucro Real é um regime que incide sobre os impostos e contribuições federais do IRPJ/CSLL, e interfere na apuração e tributação de impostos incidentes sobre o PIS e Cofins.

O Lucro Real é um regime mais complexo que o Simples Nacional e o Lucro Presumido, sendo que o processo de cálculo desse lucro é um pouco mais longo, e envolve a apuração da própria empresa, além de ajustes da legislação fiscal.

SINTEGRA

O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), é uma obrigação acessória direcionada aos contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS, e utilizam o processamento eletrônico de dados para emitir documentos fiscais.

É importante destacar que o SINTEGRA tornou-se um sistema ultrapassado, que, gradualmente, tem sido substituído pelo uso da EFD ICMS/IPI, por isso, é importante que as empresas verifiquem se em seus estados o uso do SINTEGRA continua obrigatório, ou não.

EFD ICM/IPI

O EFD ICMS/IPI, Escrituração Contábil Digital, faz parte do Processamento Eletrônico de Dados (PED), e serve para substituir a escrituração em papel, e os principais arquivos que agora são cadastrados digitalmente são:

  • registros de entradas;
  • registros de saídas;
  • registro de inventário;
  • registro de apuração do IPI;
  • registro de apuração do ICMS;
  • controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e o de controle de produção e estoque;

O envio desta declaração acessória dispensa o SINTEGRA, com exceção de empresas que trabalham em regime especial.

SEFIP/GFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GPGIP), é uma obrigação acessória onde são declaradas informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social, sendo essa uma declaração acessória obrigatória para todas as empresas.

CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), é uma declaração acessória utilizada para informar as demissões e admissões de funcionários em regime CLT.

Esse sistema também é utilizado pelo Programa de Seguro Desemprego, e costuma ser consultado pelas empresas, para identificar os vínculos trabalhistas de candidatos a vagas de emprego. 

ECD

A Escrituração Contábil Digital (ECD), é uma obrigação acessória federal do SPED, utilizada de modo a substituir a utilização de papéis nos seguintes livros:

  • livro diário e auxiliares;
  • livro de balancetes diários;
  • livro de razão e auxiliares.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), é uma obrigação acessória utilizada para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), e seu papel é informar as operações que influenciam na composição da base de cálculo e valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ e da CSLL.

DIRF

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), é uma declaração utilizada para informar a Secretaria da Receita Federal do Brasil, sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.

Essa é uma obrigação acessória obrigatória de todas as pessoas jurídicas.

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais é uma obrigação acessória das empresas, que auxilia o governo a controlar as atividades trabalhistas do país, identificando o trabalhador que tem o direito ao abono salarial PIS/Pasep.

DIRPF

A Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é a declaração acessória emitida pela fonte pagadora, tanto por pessoa física, como por empresas, e seu objetivo é informar à Receita Federal  os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram retidas com pagamentos a terceiros.

Esse tipo de declaração é fundamental para garantir que as pessoas e empresas estão em dia com suas obrigações fiscais.

Quais são os prazos para obrigações acessórias?

imagem de um relógio ao lado de folhas com relatórios

É importante ressaltar que além das empresas, precisarem conhecer todas as obrigações acessórias, elas devem se atentar aos prazos de entrega de cada um desses documentos, pois, dentre cada categoria de declarações, os prazos diferem, e precisam ser respeitados.

A agenda tributária da Receita Federal conta com todas as atualizações mensais dos prazos de entrega das obrigações acessórias, que podem ser consultadas sempre que necessário.

Confira alguns desses prazos de entrega a seguir.

Prazo para obrigações acessórias Simples Nacional

DEFIS

O DEFIS deve ser apresentado à Receita Federal até o dia 31 de março.

DAS

O prazo limite da entrega da guia DAS, é todo o dia 20 de cada mês.

DIRF

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 26 de fevereiro.

DESTDA

O prazo de entrega é todo dia 20 de cada mês.

Prazo para obrigações acessórias Lucro Presumido

DES

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 10 de julho de 2021.

DCTF

Deve ser entregue até o 15º dia útil de cada mês.

EFD Contribuições

O prazo de entrega é até o 10º dia útil de cada mês.

SPED FISCAL

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 30 de setembro.

GIA Estadual

O prazo de entrega varia de estado para estado.

SISCOSERV

Até 2020, o prazo de entrega era 11 de setembro, porém, a Portaria Conjunta n.º 22.090/20 extinguiram definitivamente essa obrigação acessória.

Prazo para obrigações acessórias Lucro Real

SINTEGRA

O prazo máximo de entrega é até o dia 25 do mês subsequente da operação.

EFD ICM/IPI

Deve ser entregue até o dia 15 de cada mês.

SEFIP/GFIP

O prazo de entrega é todo dia 07 de cada mês.

CAGED

Deve ser entregue até o dia 07 de cada mês, e está sendo substituída pelo eSocial.

ECD

O prazo de entrega é 31 de junho de cada ano.

ECF

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 26 de fevereiro.

DIRF

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 30 de setembro.

RAIS

Deve ser entregue até o mês de março de cada ano, mas está sendo substituída pelo eSocial.

DIRPF

O prazo de entrega pode variar, conforme o calendário estipulado pela Receita Federal. Em 2021, o prazo foi até as 23h59mim59s, do dia 31 de maio.

Quais as diferenças entre as obrigações acessórias e as obrigações tributárias?

imagem de um homem sentado na frente de um computador com a cara séria

As obrigações acessórias correspondem à prestação do pagamento de tributos ou penalidades, por força da lei, ou seja, quando as empresas ou pessoas precisam cumprir com os pagamentos e prazos para não terem problemas maiores com a Receita Federal, ou seus municípios e estados.

Já as obrigações tributárias, correspondem à prestação dos pagamentos de tributos ou penalidades, e tem o objetivo de auxiliar a fiscalização e arrecadação de tributos pelo Estado, correspondendo a qualquer exigência realizada pela legislação tributária.

O não pagamento de um tributo de uma obrigação acessória, o transforma em obrigação tributária, que só se extingue quando o pagamento total do tributo é feito.

Quais são os livros fiscais e comerciais necessários para as obrigações acessórias?

Empresas que optam pelo Lucro Real, necessitam utilizar e seguir as regras de alguns livros comerciais e fiscais, a fim de registrar e controlar suas operações e prestações. 

Porém, é importante reforçar que os livros fiscais estão sendo substituídos pela SPED, ou seja, empresas com sistemas mais modernos não precisam utilizar os livros fiscais, que são cada dia mais desnecessários e antiquados.

Para empresas que ainda não usam a ECD e a ECF devem se atentar à necessidade dos livros fiscais e comerciais, sendo eles:

  • livro diário;
  • livro razão;
  • livro de registro de duplicatas;
  • livro caixa;
  • livro registro de inventário;
  • livro registro de entradas;
  • livro para registro permanente de estoque;
  • livro de apuração do lucro real;
  • livro de movimentação de combustíveis.

Conclusão

As obrigações acessórias são muito importantes para as empresas, e entender como cada uma delas funciona, assim como conhecer seus respectivos prazos, auxiliam os negócios a não ter problemas com o fisco, e seguirem todos os prazos de entrega de documentos junto a Receita Federal.

Apesar de serem muitas obrigações acessórias que precisam ser respeitadas, muitas delas já podem ser acompanhadas digitalmente, e isso facilita que os negócios evitem o descumprimento de regras, agilizando seus processos fiscais, e cumprindo com as obrigações de maneira mais efetiva.

Além disso, o grande desafio que envolve as obrigações acessórias, está ligado a quem tem a responsabilidade de preencher essas declarações. A maioria dos negócios deixa essa responsabilidade com seus contadores, o que acaba tornando esses profissionais em transmissores de informações fiscais.

Como vimos, o preenchimento das declarações acessórias pode sim ser feito pelas próprias empresas, e, não faz sentido repassar essa tarefa aos contadores, a não ser que o próprio negócio tenha um setor contábil, que pode ser responsabilizado por essa tarefa.

E então, conseguiu entender o que são obrigações acessórias? Sua empresa tem respeitado os prazos de entrega de todas essas declarações? Para acompanhar mais conteúdos como este, e ficar sempre por dentro de assuntos semelhantes, não esqueça de assinar a newsletter do blog.

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