ERP para pequenas empresas: tudo sobre, vantagens e tipos!

imagem de uma pessoa segurando uma folha e apontando para a tela de um computador

Migrar e gerenciar um negócio para um ambiente online foi um dos maiores desafios enfrentados pelos empreendedores durante a pandemia, mas, apesar desse cenário de mudança, diversas ferramentas se destacaram, dentre elas, queremos citar o ERP para pequenas empresas, uma solução que está se destacando muito.

Isso porque esse tipo de ferramenta integra boa parte dos processos fundamentais de administração de serviços de recursos humanos, manufatura, financeiro, controle de estoque e controle de ponto em um único lugar, auxiliando empresas que precisam lidar com esses processos no dia a dia.

Muitas empresas acreditam que essa tecnologia é utilizada somente em grandes organizações, porém, a rotina de um empresário com negócios menores também exige agilidade e mitigação de pequenos erros cotidianos, capazes de causar grandes problemas administrativos.

Por isso, se você possui uma pequena empresa e quer entender mais sobre ERP e os principais benefícios de se adotar essa ferramenta, vale a pena conferir o conteúdo abaixo e tirar todas as dúvidas sobre o assunto. Aqui abordaremos:

Aproveite a leitura!

controle de jornada digital e gestao de pessoas

O que é ERP?

Enterprise Resource Planning é o termo em inglês para a sigla ERP, traduzindo para o português significa planejamento de recursos empresariais. 

Trata-se de um software de gerenciamento que permite integrar todos os setores de uma empresa em uma mesma plataforma. Essa plataforma permite a sincronização de informações e automatização de processos de diversos setores administrativos das empresas, proporcionando maior facilidade nos serviços do dia-a-dia. 

Além disso, a ferramenta fornece informações precisas e em tempo real que ajudam os gestores na tomada de decisão com base nos dados fornecidos, que ficam concentrados de maneira organizada e segura no sistema do ERP.

Como funciona um ERP?

Existem vários modelos de implementação de software ERP, por isso, a melhor abordagem para um funcionamento efetivo dependerá das prioridades da empresa.

De modo geral, o sistema ERP é composto por módulos integrados que conversam entre si e compartilham um banco de dados em comum, que pode ser adquirido usando um modelo de ERP com assinatura em nuvem ou através de uma licença.

Apesar de cada módulo concentrar uma área da empresa, eles trabalham juntos usando os mesmos dados para atender às necessidades do negócio. 

A ferramenta é flexível e também suporta requisitos específicos por setor, seja como parte da funcionalidade principal da plataforma ou por meio de extensões de aplicativos que se integram perfeitamente ao pacote.

Por que um ERP é essencial para pequenas empresas?

imagem de um homem sentado em um escritório segurando um computador

Todo gerente ou líder de pequena empresa deve agir com inteligência no planejamento do seu dia a dia, isso porque, algumas tarefas demandam muita atenção e cuidado para serem realizadas, como, por exemplo, cálculos.

Por isso, contar com ferramentas como um ERP para pequenas empresas, pode ser um facilitador de muitos processos, diminuindo a necessidade de gastar tempo com atividades que podem ser automatizadas, em um tempo que pode ser utilizado na criação de novas oportunidades.  

O software ERP é capaz de oferecer suporte em muitos desafios enfrentados pelas pequenas empresas. Por exemplo, os empreendimentos que lidam com dados inconsistentes em diferentes áreas de negócios ou não têm acesso a informações financeiras atualizadas quando precisam. 

Esses problemas podem afetar significativamente sua empresa e sua capacidade de aproveitar novas oportunidades, e é por isso que a ferramenta age como peça-chave para os negócios de pequeno porte. 

Quais são as vantagens de ter um ERP para pequenas empresas?

As pequenas empresas que contam com um sistema ERP, visam a expansão de seus empreendimentos, a redução dos seus custos e também a melhoria em suas operações. Confira as principais vantagens da ferramenta:

Automação

Quando falamos de ERP, estamos tratando da possibilidade de automatizar diversos processos administrativos dentro de um negócio, seja ele grande ou pequeno. 

Isso porque, diversos dados relacionados a controle de jornada de trabalho, como horas trabalhadas, horas extras, registro de pontos, faltas e muito mais, podem ser registrados online e ficar armazenados em uma central de dados.

A maioria das soluções automatizadas de negócio fornecem controle de acesso e melhoram a segurança dos dados e do sistema. Com isso, a precisão, integridade e segurança das informações podem ser garantidas, pois, os erros humanos serão reduzidos, e os acessos não autorizados serão bloqueados.

Redução de custos

Os sistemas ERP também ajudam as empresas a economizar nos custos operacionais. Como a maioria das atividades operacionais é automatizada, várias interrupções e atrasos se tornam evitáveis. 

O trabalho complexo pode ser concluído mais rapidamente, reduzindo o tempo de espera. Outro ponto é a possibilidade de reduzir contratações, já que as soluções de ERP assumem várias tarefas do dia-a-dia.

Gestão de pessoas

Na gestão de pessoas, o sistema ERP pode ajudar as organizações a atrair, reter e desenvolver profissionais, visando um benefício mútuo para ambas as partes.

Todo o processo burocrático, armazenamento de documentação, gestão da folha de pagamento, banco de currículos, entre outras tarefas, podem contar com a ajuda de um sistema na hora de realizar a gestão de pessoas em um negócio, contando com uma abordagem mais assertiva e garantindo uma gestão saudável para os colaboradores.

Aumento da produtividade

As soluções de ERP para pequenas empresas também têm se popularizado por aumentar a produtividade das organizações, bem como de seus funcionários. Isso porque, o desperdício de tempo com atividades rotineiras pode ser eliminado.

Isso se refere à necessidade de inserir os mesmos dados várias vezes em diferentes sistemas, o que não acontece com a utilização de um ERP integrado.

As informações podem fluir facilmente entre diferentes sistemas e departamentos, eliminando o trabalho manual repetitivo, e diminuindo a incidência de erros, que podem acontecer em processos manuais. 

Os efeitos do ERP para pequenas empresas são positivos principalmente por ampliarem a produtividade, eficiência e lucratividade das organizações.

Redução de erros operacionais

Ao integrar o software de ERP nas operações, é possível reduzir significativamente o risco de erros durante o desenvolvimento da empresa. 

Como vimos acima, sistemas de ERP diminuem a necessidade de registros manuais, o que, automaticamente, também reduz os erros operacionais nas empresas. 

Melhora na comunicação entre os departamentos

A comunicação interna é essencial em qualquer negócio, e isso não poderia diferir nas pequenas empresas. Por isso, quando um sistema de ERP é implementado em pequenos negócios, ele potencializa essa comunicação, afinal, por meio desse tipo de sistema automatizado fica muito mais fácil localizar informações.

Além disso, independente do setor, todos os colaboradores terão acesso em tempo real às mesmas informações, o que permite uma colaboração maior para todo o andamento das atividades rotineiras.

Como escolher o melhor ERP para pequenas empresas?

imagem de uma pessoa sentada com as mãos em um teclado de um computador

É essencial optar pelo ERP que se enquadre nas necessidades do seu negócio, auxiliando a atingir os objetivos definidos e, em simultâneo, otimizando processos e sistemas. Alguns pontos precisam ser analisados antes da escolha, como:

  • Avaliação da empresa no momento atual: um tipo funcional de sistema ERP analisa todos os processos de negócios e relata todos os pontos fracos em tempo real. 
  • Analisar as plataformas existentes: o tipo de software ERP escolhido está sujeito ao tamanho e às necessidades do seu negócio. No entanto, existem soluções de nuvem ERP para pequenas empresas que são acessíveis em comparação com os sistemas locais. 
  • Recursos de escalabilidade, velocidade e segurança: as necessidades de um negócio aumentam à medida que suas operações se expandem. O sistema deve ser fácil de usar e responsivo para garantir que clientes e funcionários encontrem os dados de que precisam rapidamente em tempo real.

ERP Sankhya

Um modelo que vem ganhando cada vez mais destaque no mercado, principalmente quando se trata de gerenciamento empresarial, e que vale a pena estar entre as opções no processo de escolha é o ERP Sankhya

Mais de 10.000 empresas em diversos setores já contam com essa solução para otimizar suas atividades de gestão, isso porque, o sistema ERP da Sankhya potencializa ainda mais a performance dos negócios, e oferece um pacote completo, com as melhores ferramentas que um ERP pode dispor.

Além disso, o sistema de ERP Sankhya conta com a parceria da PontoTel, o que garante ainda mais o máximo de produtividade nas atividades e processos.

Como implantar o ERP em pequenas empresas?

O ERP é um investimento para as pequenas empresas e precisa ser encarado como uma mudança que afeta o negócio de forma completa. Por isso, é indispensável que as pequenas empresas se preparem antes de implementarem um sistema de ERP.

Uma dica para a inserção efetiva da ferramenta é organizar uma equipe para focar no planejamento estratégico desse processo. 

Também é importante conscientizar os funcionários sobre a possível mudança, fazer pesquisas de satisfação interna e garantir treinamento para todos, afinal, um sistema de ERP para pequenas empresas pode representar uma grande novidade.

Um ERP gratuito vale a pena?

Todo negócio busca alternativas econômicas para os seus processos, mas nem sempre o barato pode representar economia.

É muito importante que se analise com cuidado o custo-benefício dos equipamentos de trabalho em qualquer negócio, e, com sistemas de ERP para pequenas empresas isso não é diferente.

Embora contar com uma plataforma totalmente gratuita seja atrativo e aparentemente vantajoso, isto pode acabar sendo um causador de estresse no dia a dia de uma empresa. Isso porque, ferramentas com gratuidade costumam não oferecer todos os recursos que um negócio precisa .

As grandes organizações costumam investir nessa tecnologia, com um orçamento já aplicado para essa integração. Mas, mesmo para pequenas empresas é possível encontrar soluções que caibam no bolso sem precisar aderir ao ERP gratuito e passar nervoso quando precisar pagar por alguma função específica do sistema.

Como o ERP pode ajudar as funções do setor de recursos humanos em pequenas empresas?

As organizações que desejam adquirir o software ERP consideram cuidadosamente a funcionalidade de recursos humanos incluída no sistema em avaliação. 

Um ERP trabalhando juntamente com o setor de RH no local de trabalho ajuda a organização das empresas a conservar todos os dados de funcionários, frequência, licenças, histórico de trabalho, avaliação de desempenho, entre diversas outras funções.

Além disso, a plataforma ajuda a especificar as habilidades necessárias para descrições de cargos específicos, monitorar o treinamento de integração e desempenho dos funcionários, e muito mais. 

Em geral, um ERP aplicado ao setor que auxilia os colaboradores rende ótimos benefícios e ajuda a gerenciar as habilidades e o treinamento dos funcionários da maneira mais significativa. 

Tipos de ERP

Existem vários tipos de ERP no mercado, e eles surgiram com o tempo estão se segmentando cada vez mais, para que a sua utilidade seja cada dia mais completa para as empresas.

Existem sistemas ERP Engessado, que são mais baratos, porém são sistemas mais limitados. Também existe o ERP Legado, que já foi muito utilizado, considerado o pioneiro, que hoje está sendo substituído por sistemas mais modernos, e têm os chamados ERP BackOffice muito utilizados, mas também funcionam de forma limitada.

Atualmente, as opções mais encontradas no mercado são os sistemas ERP projetado para omnicanal e os ERP Cloud, são eles que mais se destacam, por possuírem sistemas online, que garantem maior segurança em todo o processo de desempenho de suas plataformas. 

Conclusão

imagem de uma pessoa digitando em um computador

Durante a leitura aprendemos o quanto um sistema ERP para pequenas empresas pode auxiliar no desenvolvimento do negócio. 

A maneira de gerenciar todos os aspectos de um negócio, incluindo produção, planejamento, compras, fabricação, vendas, distribuição, contabilidade e atendimento ao cliente, a partir de um sistema totalmente integrado.

As pequenas empresas que utilizam a ferramenta de ERP para melhorar a comunicação entre os departamentos e otimizar os processos de negócios, fornecem fácil visibilidade de todas as operações e um grande suporte para manterem suas atividades consolidadas e com forte vantagem competitiva no mercado.

Sendo assim, quando um sistema de ERP moderno é usado ​​corretamente, pode colocar a pequena empresa à frente de suas concorrentes, graças à agilidade e ao melhor desempenho que o sistema pode proporcionar ao negócio.

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