DIRF 2022: tudo sobre o assunto, quem precisa declarar, obrigações da empresa, prazos e passo a passo de como fazer!

imagem de um computador em cima de uma mesa com a tela mostrando a logo da DIRF

Todo início de ano, muito se fala sobre Declaração de Imposto de Renda, uma declaração obrigatória, que deve ser entregue anualmente para a Receita Federal. Mas, você sabe o que é DIRF?

Um documento de envio anual, extremamente importante para todas as empresas que realizaram pagamentos com retenção de IR é a DIRF, conhecida como Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

Assim como as pessoas físicas, todos os anos as empresas também precisam declarar impostos para a Receita Federal, e dentre esses impostos, o DIRF é um documento essencial que precisa ser entregue, para que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas pelos negócios.

Assim como o DIRF, outros documentos como Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (IRPJ), Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) também precisam ser apresentados para a Receita Federal, a fim de fiscalizar as empresas.

Mas, por que a emissão do DIRF é importante? Qual a data de entrega? Como realizar? 

Neste artigo trouxemos essas e outras informações extremamente pertinentes, para que o seu negócio não sofra com multas, penalidades, ações judiciais, perda de reputação, entre outras situações desfavoráveis.

Evite que sua empresa tenha surpresas ruins com a Receita Federal e entenda de maneira simples:

Aproveite a leitura!

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O que é DIRF?

Conhecida como Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, a DIRF tem como objetivo registrar valores de Imposto de Renda para esclarecer contribuições que ficaram retidas com pagamentos para terceiros, e também para pagamentos de contribuições sociais, como PIS e COFINS

Na DIRF devem conter informações como:

  • Rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país;
  • Valores de imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  • Pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes, ou domiciliados no exterior;
  • Pagamentos a plano de assistência à saúde — coletivo empresarial.

Sendo assim, a declaração informa todos os valores recolhidos de impostos sobre o pagamento de cada colaborador e contratados. 

O que diz a lei sobre a DIRF?

Por meio da Instrução Normativa RFB nº 1.990, de 18 de Novembro de 2020 foram organizadas as regras de apresentação da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), onde são apresentados um conjunto com as  principais necessidades  que regem esse registro. 

Na lei, são descritas informações como a obrigatoriedade de pessoas físicas e jurídicas informarem à Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil:

  • Os seus rendimentos pagos a pessoas físicas;
  • O valor do imposto sobre a renda e as contribuições retidas na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  • O pagamento de planos de saúde coletivos empresariais;
  • Os valores relacionados a deduções;
  • Dentre outras informações.

Tudo isso está descrito em dez capítulos:

  • Capítulo I: da obrigatoriedade de apresentação da DIRF
  • Capítulo II: do programa gerador da DIRF 
  • Capítulo III: da apresentação da DIRF
  • Capítulo IV: do prazo de apresentação da DIRF
  • Capítulo V: do preenchimento da DIRF
  • Capítulo VI: da retificação da DIRF
  • Capítulo VII: do processamento da DIRF
  • Capítulo VIII: das penalidades
  • Capítulo IX: da guarda das informações
  • Capítulo X: disposições finais

Cada capítulo da IN contém explicações muito importantes e relevantes sobre a DIRF, que devem ser conhecidas e praticadas à risca, para que todas as obrigatoriedades dessa declaração sejam seguidas.

O que é o PGD DIRF?

imagem de uma pessoa digitando em um computador

Segundo a Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil, a DIRF deverá ser apresentada por meio do PGD DIRF, o Programa Gerador de Declaração. O Art. 4º enfatiza que:

  • O Programa Gerador da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (PGD Dirf) é de uso obrigatório pelas fontes pagadoras, pessoas físicas e jurídicas, para preenchimento da Dirf ou para importação de dados, e será aprovado por Ato Declaratório Executivo (ADE) expedido pelo Coordenador-Geral de Fiscalização e disponibilizado pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) em seu site na Internet, no endereço http://www.gov.br/receitafederal.

Obrigatoriamente o documento deve ser entregue pelo PGD DIRF, e pode ser facilmente encontrado e baixado no site da Receita Federal.

Pessoas jurídicas, com exceção das optantes pelo Simples Nacional e de outros casos específicos, são obrigadas a usar um certificado digital.

Quem precisa obrigatoriamente apresentar a DIRF em 2022?

A DIRF é uma declaração realizada por fontes pagadoras, ou seja, quem efetua pagamentos e retém imposto de renda na fonte.

No ano de 2020 surgiram novas orientações sobre quem deve emitir a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Veja abaixo alguns casos que se enquadram na entrega desta declaração:

Sem a retenção do IR

Existem empresas que não retiveram o imposto de renda, mas ainda assim são obrigadas a emitirem a DIRF, dentre elas estão: 

  • Empresas regionais e nacionais que administram desportos olímpicos;
  • Candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes;
  • Pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, de valores referentes a título de aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos, royalties, arrendamentos e aluguéis, fretes para o exterior, previdência complementar, entre outros.

Com a retenção do IR

Nessa modalidade se enquadram todas as pessoas físicas e jurídicas que retiveram o imposto de renda por conta de pagamentos ou créditos de rendimentos, ainda que tenha sido por um único mês do ano-calendário. Alguns exemplos incluídos nessa categoria são: 

  • Empresas privadas que possuem sede no país;
  • Empresas públicas;
  • Organizações individuais;
  • Condomínios edilícios.

Onde é disponibilizada?

A DIRF já está disponível para emissão no Programa Gerador de Receitas da Receita Federal e deve ser entregue até às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia 25 de fevereiro de 2022.

Caso ainda tenha dúvidas se você precisa emitir a sua DIRF, é possível consultar os casos de obrigatoriedade de apresentação da DIRF nos Artigos 2º e 3º da Instrução Normativa  RFB. 

O que acontece após a emissão do documento?

Após a entrega, o contribuinte pode verificar o status da sua DIRF para saber se está em análise. Após a emissão do documento, sua declaração pode constar entre cinco opções:

  • Em Processamento: significa que ainda estão avaliando as informações declaradas;
  • Aceita: ocorre quando a DIRF foi aprovada;
  • Rejeitada: para quando erros são identificados durante o processo, o documento deverá ser retificado;
  • Retificada: quando o relatório foi substituído integralmente por outro;
  • Cancelada: quando a declaração perde todos os seus efeitos legais.

Boas práticas da empresa e contabilidade

São diversos os casos e regras que se enquadram na obrigatoriedade de emitir a DIRF. Por esse motivo, contar com boas práticas profissionais no ramo contábil para identificar o posicionamento da sua empresa quanto a essa questão é essencial.

Para administrar um negócio de sucesso, você deve manter um registro completo de seus números. Por meio de uma contabilidade bem aplicada, você pode garantir que sua empresa seja viável e que seu fluxo de caixa nunca o atrapalhe. 

Uma empresa sem informações financeiras precisas — passadas e presentes — para orientar suas decisões de negócios, pode seguir seu destino como um navio sem mapa, onde até existe um destino pretendido, mas a jornada é muito mais longa e perigosa. 

Por isso, uma gestão administrativa assertiva soma muitas chances para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, o registro e controle de dados dentro de uma empresa são indispensáveis para reduzir erros, principalmente ao realizar a DIRF, e evitar problemas com autoridades maiores e em esfera federal. 

Registros organizados ajudam você a minimizar perdas, gerenciar dinheiro, atender a quaisquer requisitos legais, regulatórios e fiscais e melhorar a análise financeira. 

Alguns métodos são muito utilizados para organizar e otimizar ainda esse processo, dentre eles:

  • Estabelecer Controles Internos: estabelecer controles internos nas políticas e procedimentos de contabilidade de sua empresa ajuda a reduzir o risco de fraude. Isso inclui controle duplo para processos que envolvem fazer ou receber pagamentos de qualquer tipo. 
  • Auto-auditorias:  manter-se atualizado com essa prática oferece informações sobre quaisquer alterações nas receitas e despesas do negócio. Além disso, ao realizar auditorias com mais frequência, você pode eliminar parte do estresse que acompanha uma auditoria real. 
  • Atentar-se à conformidade da lei: assim como a DIRF, outros impostos são exigidos de determinados negócios, e um dos aspectos mais desafiadores da contabilidade empresarial é rastrear todos eles. 
  • Otimize seu plano de contas: use seu plano de contas como a base de uma ferramenta de contabilidade gerencial para ajudá-lo a acompanhar seus custos de aquisição de clientes e retorno sobre o investimento para despesas.  
  • Plano de impostos ao longo do ano: manter contato com o contador regularmente, para garantir que você esteja organizando todos os registros do negócio da maneira correta, e tenha os documentos importantes sempre à mão nos momentos de necessidade.

Os contadores preparam demonstrações financeiras, analisam custos e garantem que sua empresa esteja preparada para a declaração de impostos. Se você optar por contratar um contador externo, certifique-se de manter uma comunicação constante com eles. 

Atualmente, as organizações precisam de um direcionamento estratégico em seus setores ligados à contabilidade. Isso as permite ter mais planejamento financeiro, assim como favorece as estratégias contábeis. 

Sendo assim, é importante dizer que setor financeiro/contábil é peça-chave para que um negócio seja sempre organizado e em dia com questões ligadas a apresentação de declarações obrigatórias para o fisco.

Vale lembrar que essa organização é ainda mais importante em empresas de pequeno porte, que costumam concentrar essas atividades com menos colaboradores na função.

Qual o prazo de entrega da DIRF em 2022?

imagem de um calendário branco

A entrega da DIRF deve ser feita até o dia 28 de fevereiro de 2022, até as 23h59. O envio é realizado no próprio PGD (Programa Gerador da DIRF) da Receita Federal, disponível gratuitamente no portal online da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.  

Antes, a Receita Federal havia estipulado o prazo de entrega para 25 de fevereiro, já que o dia 28 é considerado feriado pela Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) e, nessa condição, os bancos não permitiriam o pagamento de impostos. 

No entanto, as características da DIRF, que não implicam em nenhum imposto a ser pago, permitiu a redefinição da data de entrega para o dia 28 de fevereiro mesmo com o feriado bancário. 

O que acontece se a DIRF não for apresentada no prazo?

Se ocorrer algum problema e o envio da declaração não se efetivar, é recomendado solicitar por recursos que auxiliem na resolução do problema. 

Quando um problema não é constatado, a Receita Federal toma atitudes investigativas, como a “malha fina”, por exemplo, que é o nome popular do procedimento utilizado para investigar casos suspeitos de crimes tributários e irregularidades diversas.

Se a DIRF deixar de ser apresentada dentro do prazo estipulado, o responsável fica sujeito a uma multa de 2% ao mês sobre o valor total de tributos e contribuições que foram calculados na declaração de IR, mesmo que esteja pago.

A multa mínima é de R$ 200,00 para pessoas físicas e empresas que se enquadram no simples nacional. Para os demais, a multa mínima é de R$ 500,00.

Qual a importância da Declaração do Imposto de Renda?

Por meio da entrega da DIRF as empresas geram o Informe de Rendimentos aos trabalhadores, documento que o colaborador utiliza como base para realizar a declaração de imposto de renda pessoa física. 

A declaração também é utilizada para que o governo fiscalize se as empresas estão cumprindo corretamente as regras de recolhimento do IR. E para entender a finalidade da DIRF, é preciso compreender, primeiramente, a importância do Imposto de Renda (IR). 

Previsto no artigo 153 da Constituição da República, é um tributo no qual cada contribuinte, seja pessoa física ou jurídica, paga uma certa porcentagem da sua renda ao governo. A declaração do imposto de renda serve para apresentar os rendimentos tributáveis e não tributáveis, além de ser possível observar a evolução do patrimônio de cada pessoa. 

Um dos principais chamativos de se declarar o IR é a restituição de valores. As empresas retêm de seus funcionários um determinado valor, a título de pagamento do Imposto de Renda, entre outros benefícios como o processo para obtenção de visto para viagens ao exterior e evitar certas pendências com a Receita Federal.

Além disso, a solicitação do documento é feita sempre que compras de alto valor são realizadas, facilitando na aquisição de bens e comprovação de renda, quando necessário. 

Como fazer a declaração do imposto de renda em 2022?

No período de prestação de contas do imposto de renda, é comum que as dúvidas sobre o processo de declaração apareçam, pois, além de ficar atento aos prazos de envio do IRPF, o contribuinte precisa saber de todas as mudanças anunciadas para o novo ano. 

Antes de tudo, quem planeja fazer a declaração do imposto de renda e não sabe exatamente por onde começar, precisa seguir alguns passos. Confira! 

Passo a passo

Primeiro, é preciso que o contribuinte tenha todos os documentos e informações necessárias antes de começar a operação:

  • Documentos pessoais: RG, CPF, comprovantes de endereço, título de eleitor, atividade profissional, comprovante do último IR e dados da conta bancária para receber a restituição; 
  • Comprovante de rendimentos: as empresas precisam fornecer o comprovante de rendimentos dos colaboradores com informações sobre salário, impostos, abono de férias, gastos com planos de saúde e demais benefícios referente ao ano de 2021.
  • Comprovante de rendimentos (demissão): é necessário o informe de rendimentos com os valores pagos pela empresa e comprovante de saque do FGTS em caso de saque;
  • Comprovante de rendimentos (aposentado): o informe de rendimentos do INSS deve ser apresentado com todos os valores pagos no ano;
  • Informes de rendimentos dos bancos: todas as instituições financeiras precisam fornecer o comprovante de rendimentos com todos os valores em conta-corrente, poupança ou investimentos realizados em 2021; 
  • Recibos de comprovação de gastos dedutíveis: se você teve despesas médicas ou educacionais ao longo do último ano, é possível incluir os comprovantes de pagamentos dos serviços como gastos dedutíveis. 
  • Bens e imóveis: todos os bens de valor adquiridos, quitados ou vendidos precisam estar declarados no IRPF. Dependendo da situação, será necessário IPTU, pagamento de impostos, contratos, escrituras ou comprovantes, negociações de pagamento, valor financiado, entradas e prestações, entre outros. 

Com todos os itens em mãos, o próximo passo é acessar o Programa Gerador da Declaração. Baixe de forma fácil e gratuita no site da Receita Federal. Feito isso, basta começar a preencher os campos com as informações solicitadas nos quadros do sistema. 

A Receita Federal anunciou algumas novidades para 2022. Uma delas foi o uso da declaração pré-preenchida, ou seja, as pessoas passam a ter acesso às informações de rendimentos, bens, deduções, ônus e outros dados cadastrados no Programa Gerador de Declaração (PGD).  

Em casos como este, o contribuinte que já possui o certificado digital, consegue encontrar sua declaração pré-preenchida no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento) para apenas validar as informações. Além daqueles que tiverem o certificado, todas as pessoas que com cadastro no gov.br, dos níveis ouro e prata, também conseguirão puxar da declaração pré-preenchida. 

Outra alteração foi o acréscimo de mais grupos nas opções na ficha de “Bens e Direitos”. Em relação aos dependentes, as pessoas precisarão informar se os membros moram ou não na mesma residência que o titular do IRPF.

Além de tudo, o pagamento da restituição também poderá ser feito por PIX (apenas aqueles que tiverem o número do CPF cadastrados como chave), além da opção de crédito em conta. Ainda, é importante ressaltar que não é mais obrigatório a declaração do auxílio emergencial, mas vale conferir se existe a necessidade de acordo com outros itens tributáveis solicitados. 

O que acontece após o envio?

Após o envio, as declarações passam por uma série de averiguações feitas pela Receita Federal caso surjam eventuais inconsistências ou erros de preenchimento. As etapas são:

  • Revisão: No qual os dados declarados são comparados com as informações registradas pelos programas de gerenciamento da Secretaria da Receita Federal.
  • Autorregularização: São pendências mais simples, que podem ser sanadas por pequenos ajustes feitos pelo contribuinte através da internet.
  • Retificação: Mesmo após a entrega do imposto de renda, eventuais erros podem ser corrigidos por meio de uma declaração retificadora.
  • Solicitação de Antecipação de Análise da DIRPF: Para casos que tenham sido retidos no processo de revisão e o declarante ainda não tenha sido intimado para regularizar o problema, é possível agilizar o processo através de uma Antecipação de Análise da Declaração.

Conclusão

imagem de uma mesa de escritório com pastas e folhas em cima

Durante a leitura observamos o quanto é relevante entender o que acontece após a sua empresa gerar e enviar a DIRF, bem como o que a torna tão relevante.

Foi possível compreender também a relação entre o Imposto de Renda e a declaração, que, como apresentado anteriormente, informa à Receita Federal os valores que foram retidos sobre o pagamento de rendimentos a funcionários. 

Não podemos esquecer que ao deixar de enviar a DIRF na data correta para a Receita Federal, pode diversos transtornos podem ser gerados para a empresa. Além disso, os dados são relacionados com os informados pelos trabalhadores em seus IRPF’s, com o intuito de evitar fraudes e sonegação de impostos, o que torna a DIRF ainda mais importante.

Agora que você possui todas essas informações sobre a DIRF e para que serve, aposto que ficou mais fácil saber quando sua empresa deve enviar essa declaração para a Receita Federal. 

Conteúdos como esse são fundamentais para ajudar a sua empresa a se manter sempre organizada e dentro das leis, e assim crescer cada dia mais. Se você gostou deste artigo, compartilhe nas redes sociais e continue sua visita em nosso blog para ficar por dentro de tudo do ambiente empresarial.

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