Controle de ponto em tempo real: tudo que você precisa saber sobre esse sistema!

imagem de uma pessoa segurando um tablet e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Pode haver uma forte relação entre os sistemas de localização e controle de pontos dentro de uma empresa. Principalmente se uma empresa procura conquistar trabalhadores oferecendo novos modelos de trabalho como por exemplo, o home office, ou se já possui equipes externas.

O ponto móvel tornou-se uma alternativa eficaz para registrar os dias úteis. Por meio do próprio smartphone, os funcionários podem registrar os horários de entrada e saída das atividades diárias, e o GPS é responsável por comprovar que o funcionário está de fato no local esperado. Todas essas opções estão em conformidade com a lei.

Pensando nisso, separamos para você algumas dúvidas sobre a utilização do controle de ponto em tempo real, o que diz a lei e se é preciso atenção ao escolher um sistema. Além disso, apresentamos as principais vantagens em utilizar este controle de ponto e o que um bom sistema precisa ter. Veja a seguir os tópicos que abordaremos nesse texto: 

Vamos lá! 

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Controle de ponto em tempo real – É possível?

imagem de um homem sorrindo segurando um celular e um café

As verificações pontuais em tempo real, também conhecidas como pontos de reposição, passaram a ser aceitas pelo Ministério do Trabalho e Emprego por meio do Decreto nº 373/11. Este regulamento foi criado para adicionar regras ao novo sistema informatizado de registro de horas.

Portanto, para estar de acordo com tal sistema, sua empresa deve cumprir as diretrizes estabelecidas neste Regulamento, sua adoção requer a autorização de um acordo coletivo de classe ou de um acordo coletivo de trabalho.

Além disso, o controle de ponto em tempo real deve atender a todos os requisitos especificados nos regulamentos. São eles:

  • Estar disponíveis no local de trabalho;
  • Permitir a identificação de empregadores e empregados;
  • Registros fiéis de compromissos de funcionários habilitados eletronicamente e impressos;
  • Não permitir restrições na marcação de pontos;
  • Não marcar pontos automaticamente;
  • Não é necessária autorização prévia para agendamento de horas extras;
  • Não são permitidas alterações ou exclusões de dados registrados de funcionários.

Seguindo todos esses requisitos regulatórios, sua empresa poderá adotar um sistema de ponto em tempo real e aproveitar todas as suas vantagens.

Como funciona?

O controle de ponto em tempo real é uma técnica que permite na prática a cronometragem digital, ou seja, o acesso à web através de um computador, tablet ou celular. Neste último caso, por exemplo, a entrada e saída de funcionários é feita através de um aplicativo instalado em um smartphone.

Essa marcação pode ser feita de duas formas: usando apenas um carimbo de data/hora online, sem biometria ou por reconhecimento facial e biometria.

O reconhecimento facial é baseado em fotos de funcionários armazenadas em software de ponto em tempo real. Dessa forma, outros não conseguem se cadastrar, evitando a fraude que normalmente ocorre quando as empresas usam crachás com leitores ou outros métodos menos informatizados.

O que diz a lei sobre controle de ponto em tempo real?

O Decreto nº 671 de 8 de novembro de 2021 foi emitido através do Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTP) e publicado oficialmente em 11 de novembro de 2021. O Decreto altera várias partes relacionadas à legislação trabalhista e transporta disposições novas.

Dentre esses assuntos, podemos avaliar algumas alterações importantes, como a extinção de diversos decretos anteriores, como 1510 e 373, relativos ao controle de relógio eletrônico, bem como regras de trabalho relacionadas a combinações, registro de colaboradores, capacitação de profissionais e outras disposições legais. 

Portaria 671

Consulte o novo regulamento da Portaria 671/21 para obter a descrição completa do controle de ponto em tempo real.

“Do controle de jornada eletrônico:

Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.”

O que é preciso se atentar ao escolher um controle de ponto em tempo real?

Quaisquer mudanças legais relacionadas ao controle eletrônico de ponto em tempo real deixarão alguns empregadores e sindicatos cautelosos. Portanto, ao escolher um sistema, é necessário prestar atenção em determinados pontos antes de decidir. Separamos os principais abaixo. Acompanhe!

Adequação a Portaria 671

O Decreto nº 671, de novembro de 2021, rescindiu o Decreto nº 373, tornando-se referência para os Registradores de Pontos Eletrônicos. 

A nova portaria determina o REP-A, são permitidos desde que tenham acordo coletivo e continuem sendo uma das alternativas mais seguras ao controle de horários. Já a REP-P e REP- C não contam com a obrigatoriedade. Portanto, esse controle deve ser realizado segundo as diretrizes da Portaria nº 671.

Cumprimento da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também tem implicações, principalmente no que diz respeito ao tempo e assiduidade. Para sistemas que usam biometria ou geolocalização para cronometragem, equipamentos e softwares devem se adaptar às novas regulamentações.

Medidas de segurança e anti-fraude

imagem de uma pessoa segurando um celular

A geolocalização é outro ponto de controle e segurança que deve existir no sistema para garantir a fidelidade das informações e evitar problemas de fraude, informações inconsistentes, ou inautênticas. 

A geolocalização permite que as empresas determinem a localização de toda a sua equipe, tanto interna quanto externamente. Os gestores podem obter essas informações de qualquer lugar, bastando acessar o sistema web ou o aplicativo do gestor.

Quais as vantagens do controle de ponto em tempo real?

Como mencionado acima, o controle de ponto em tempo real é uma das soluções mais completas, eficientes e acessíveis do mercado atualmente. Além disso, esse modelo de cadastro otimiza o trabalho da equipe e o acesso das informações aos profissionais. Veja outros benefícios a serem considerados no tópico abaixo.

Controle de jornada dos funcionários em home office

Assim, com o auxílio de pontos online, é possível controlar remotamente os horários de início e fim de jornada, ausências de funcionários, horas extras e atrasos. Além disso, com a necessidade de os funcionários trabalharem em casa durante a pandemia, cada vez mais empresas buscam soluções online.

Assim, você pode observar o quanto um controle de ponto de home office pode beneficiar seu setor de recursos humanos, bem como aqueles funcionários que podem se beneficiar da jornada mesmo trabalhando em casa. Afinal, se o RH conseguir monitorar as jornadas dos colaboradores de forma eficaz e fácil, terá mais tempo para focar nas práticas de gestão de pessoas.

Acompanhamento de jornadas de trabalho externas

Através de um app de controle de ponto em tempo real, as empresas podem monitorar a qualquer momento os horários dos funcionários que trabalham fora, usando tanto o sinal de GPS do celular quanto os próprios registros do funcionário.

Desta forma, os colaboradores que antes não tinham controle sobre o horário de expediente, como vendedores externos, motoristas, técnicos de assistência elétrica e telefônica, passam a seguir as mesmas regras que os demais colaboradores internos da organização.

Agilidade nas informações

Com um sistema moderno, a empresa possui um bom gerenciamento de frequência, capaz de acompanhar a jornada dos colaboradores em tempo real e gerenciar a quantidade de horas extras de cada pessoa, respeitando as leis e decisões conforme a Portaria nº 671.

Além disso, todas as informações serão registradas no próprio sistema e poderão ser armazenadas na nuvem. Isso permite a consulta a qualquer momento, principalmente se for necessário comprovar horário de trabalho.

O que um bom sistema de controle de ponto em tempo real precisa ter?

Quando você finalmente decide aderir a um sistema por controle de ponto em tempo real, surgem muitas dúvidas sobre qual software é o melhor e mais conhecido do mercado. 

Na verdade, é importante considerar as necessidades da empresa ao tomar uma decisão. Por isso, verifique o que um bom sistema de controle de ponto em tempo real precisa para manter a confiança na gestão da empresa.

Controle de ponto em tempo real por geolocalização

Com esse recurso, sua gestão de pessoas será mais eficiente, não importa onde seus funcionários estejam. Depois, os dados coletados são usados ​​para gerar cálculos automáticos para garantir uma folha de pagamento confiável e impecável.

Controle de ponto em tempo real que possuem geolocalização são ótimas opções para equipes que não trabalham no escritório. Em muitas empresas, é comum que os funcionários estejam em viagens a trabalho ou simplesmente exerçam suas atividades em locais alternativos.

Os sistemas de controle de ponto em tempo real facilitam a comunicação e controle geral por geolocalização. Com ele, a folha de pagamento fica longe de fraudes e é muito mais fácil de ser controlado, esse é um recurso que garante os melhores resultados para o gestor.

Reconhecimento facial

imagem de uma mulher segurando um celular e mostrando uma foto de reconhecimento facial

Como o nome sugere, o sistema permite que o rosto do funcionário que está se cadastrando no local seja escaneado para garantir sua identidade. 

Quando o sistema reconhecer a face do colaborador, o ponto dele será cadastrado com os dados do funcionário além do horário e local do cadastro. Mais uma vez, a tecnologia dificulta a fraude de cartões perfurados.

O reconhecimento facial é baseado em fotos de funcionários armazenadas em software de nuvem. Dessa forma, outros não conseguem se cadastrar, evitando a fraude que normalmente ocorre quando as empresas usam crachás com leitores ou outros métodos menos informatizados.

Por meio do controle em tempo real do reconhecimento facial e comando de voz, as empresas podem gerenciar as jornadas de seus funcionários de forma remota, prática e segura.

Painél com notificações em tempo real

Ao acompanhar, você tem a garantia de que está acompanhando de fato a jornada de seu funcionário. As informações no dashboard, com notificações em tempo real mostram todos os dados da jornada, incluindo faltas justificadas, atrasos, horas extras e muito mais.

Tudo isso é importante para dar ao seu RH acesso aos dados e prepará-lo para uma análise mais profunda. Portanto, esses números podem ser usados ​​para realizar pesquisas internas, incluindo ajustes na cultura organizacional.

Afinal, seu RH pode identificar possíveis problemas de absenteísmo e até mesmo produtividade de cada colaborador. 

Multiplataforma

Como você pode imaginar, o controle de ponto em tempo real funciona de forma semelhante a outros sistemas de gerenciamento de jornada de trabalho. Afinal, o objetivo principal é registrar o período de tempo em que o trabalho real foi feito. 

No entanto, os registros dos pontos acontecem de forma mais moderna, utilizando smartphones, laptops ou tablets dos funcionários.

Além disso, sistemas multiplataforma podem até ser sinalizados no navegador, facilitando a vida dos funcionários.

Gestão eficiente com base em dados reais

Com a análise de dados em tempo real, o RH pode prever despesas e gerenciar os pontos dos funcionários com eficiência. Além de outros  benefícios, como verificação de ausências de funcionários, alertas automáticos quando ocorrem eventos fora do padrão, monitoramento de ausências e avaliação de despesas de folha de pagamento para turnos noturnos, horas extras, férias e muito mais.

Dados em tempo real para a gestão

O acesso aos dados também é uma função essencial do sistema, permitindo que as empresas coletem informações sobre o horário de trabalho a qualquer momento de forma personalizada.

Você pode coletar dados por local de trabalho, funcionário, setor e segmento por período. Tudo organizado em relatórios inteligentes e até dashboards online. Os relatórios podem promover dados sobre qualquer área, projeto, ação ou processo de negócios, desde que sejam importantes para definir a estratégia.

Saiba mais sobre o PontoTel

imagem de desenhos de computadores e tablet com o aplicativo de controle de ponto da pontotel

O PontoTel é um sistema de controle de ponto online, possível de acompanhar os dados da jornada em tempo real. É uma evolução do registro de ponto já que não é um relógio físico, mas sim um software com armazenamento em nuvem, ou seja, funciona tanto online quanto offline.

O controle de ponto da PontoTel vai além da simples captura desses registros de jornadas. É um sistema que unifica o processamento, cadastro e gerenciamento de pontos em um único lugar que pode ser acessado em tempo real. Abaixo estão algumas características. Veja!

Diversas formas de marcação 

Hoje, os smartphones podem executar facilmente muitas tarefas diárias, incluindo gerenciar e registrar o tempo dos funcionários. A gestão do tempo sempre foi uma dor de cabeça para as empresas, principalmente aquelas com funcionários trabalhando fora do escritório.

Com o aplicativo de jornada em tempo real, os funcionários podem registrar suas horas de trabalho de maneira fácil, rápida e segura.

O acompanhamento das horas trabalhadas fica mais fácil com o sistema da PontoTel, que pode ser instalado em dispositivos Android e iOS e permite que os funcionários façam o registro de qualquer local previamente acordado.

Armazenamento em nuvem

O sistema de gerenciamento de pontos do aplicativo é feito por meio da tecnologia de computação em nuvem, que permite o acesso a softwares, armazenamento de arquivos e processamento de dados pela Internet, que pode ser acessado de qualquer computador, tablet ou celular.

Essa rede de servidores é mais reconhecida como uma nuvem e pode ser instalada em diferentes tipos de dispositivos, permitindo que todos os funcionários de uma organização se conectem facilmente, facilitando o gerenciamento de pontos.

Relatórios e dados inteligentes 

Conforme mencionado anteriormente, para empresas, um bom controle de tempo deve ser capaz de fornecer dados que possam auxiliar na gestão estratégica do empreendimento.

Uma forma de obter esses dados é por meio de relatórios que fornecem informações compiladas e estruturadas sobre funcionários específicos ou outros fatores analíticos. Além desses relatórios, estão disponíveis dashboards e estatísticas para facilitar o planejamento e a gestão da empresa.

Notificações para o gestor e RH

Usando o sistema PontoTel, você pode agendar lembretes para seus funcionários, lembrá-los do horário de início e término da jornada e até notificá-los quando começarem a realizar horas extras ou chegarem atrasados.

Isso é especialmente útil em escritórios domésticos, onde os funcionários geralmente começam a trabalhar e se esquecem de bater o ponto, nem percebendo que o fim do dia chegou.

Por meio dessas notificações, os colaboradores lembram-se de completar corretamente sua jornada, o que permite separar o trabalho da vida pessoal, pois a prática dos cartões perfurados cria uma sensação de separação entre trabalho e lazer.

Análise da jornada da equipe

Como um sistema de ponto em nuvem, todos os dados de entrada e saída e outros dados e relatórios estão disponíveis em tempo real.

Os gerentes ou a equipe de RH podem visualizar essas informações pelo aplicativo assim que o cadastro for concluído. 

Alinhamento com CLT e MTP e LGPD

A PontoTel sempre se esforça para garantir a segurança e confidencialidade dos dados dos usuários. Por isso, possui um programa auditado de segurança cibernética e privacidade de dados que garante a adesão aos princípios e diretrizes de boas práticas relacionadas à segurança cibernética e privacidade de dados.

Além disso, a empresa tem o compromisso de cumprir a LGPD e respeitar os direitos dos colaboradores e da empresa, agindo de acordo com as diretrizes da CLT e do MTE.

Conclusão

Ao longo deste artigo, explicamos se é possível utilizar controle de ponto em tempo real, o que diz a lei e se é preciso atenção ao escolher um sistema. Além disso, apresentamos as principais vantagens de utilizar esse controle de ponto e o que um bom controle de jornada precisa ter.

Por isso, ferramentas para registrar o tempo e gerenciar as horas dos funcionários são essenciais para que empresas e funcionários não percam dinheiro com erros de cálculo e, o mais essencial é que correspondam a legislação, evitando assim os processos trabalhistas.

Sendo assim, contar com um sistema de controle de ponto em tempo real em sua empresa reduzirá bastante o seu tempo de fechamento de mês, o software PontoTel é um dos mais confiáveis ​​e avançados do mercado. Além de capturar pontos, possui mais de 30 tipos de relatórios, regras de cálculo, simuladores de horas extras e muito mais.

O sistema PontoTel é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, funciona offline e possui diversos recursos de segurança. Não perca tempo, agende já uma demonstração do sistema PontoTel através do formulário abaixo!

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