Como funciona o PontoTel: controle de ponto online em nuvem!

tela de computador, notebook, tablet e celular, todos com a tela do sistema pontotel

Você provavelmente já conhece o sistema PontoTel. Mas hoje, vamos apresentá-lo de uma forma diferente, contando desde a história da fundação da empresa até como o sistema se tornou um dos mais robustos softwares de ponto atualmente.

Sem mais delongas… Vamos começar!

O PontoTel é um sistema de controle de ponto criado em 2014, com o intuito de inovar o mercado e trazer o software de gestão de ponto para o século 21.

Se você trabalha com RH, provavelmente já ouviu falar ou teve problemas com sistemas de registro de ponto. As reclamações são diversas, e se começarmos a falar, certamente teríamos um artigo só para isso. 

Mas vamos um pouco mais a fundo, você sabe por que esses problemas acontecem?

A resposta é muito simples, eles ocorrem porque a maioria dos sistemas de controle de frequência são ultrapassados e ineficientes. 

E foi justamente pensando nesses problemas que a PontoTel foi criada . 

Quer entender mais, e saber por que o sistema da PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então nos acompanhe, neste texto abordaremos como funciona o PontoTel, quais os benefícios e diferenciais desse sistema de controle de ponto. 

Veja o que falaremos aqui:

Boa leitura!

Como funciona o PontoTel

imagem de pessoa segurando xícara na mão direita e caneta na mão esquerda enquanto tem postura voltada para a tela do notebook que está numa mesa qu reproduz tela do sistema pontotel

Toda vez que conversamos com profissionais de Recursos Humanos sobre o controle de ponto, a reação é sempre a mesma. Todos fazem uma cara de frustração e relatam os problemas enfrentados no dia a dia para realizar o gerenciamento das jornadas. 

Essa reação é muito compreensível, já que por muito tempo o controle de frequência foi marcado por burocracia, problemas judiciais, falta de informação, leis engessadas e pouca credibilidade. 

Mas hoje não é mais preciso se preocupar com isso, pois o cenário mudou e para melhor. 

Existem 2 formas de vermos o controle de ponto. A primeira é como vilão da história, ou seja, aquele sistema ultrapassado que as empresas utilizam só porque a legislação as obriga. 

Já a segunda é para aquelas empresas que fazem do controle de jornada um grande aliado para a gestão do seu negócio. Ou seja, são os sistemas de controle de ponto que vão muito além da captação de horários. 

O controle de ponto é o futuro, e não o passado. Com esses sistemas, é possível além de  seguir a legislação, também ter relatórios gerenciais, integração entre departamentos e comunicação com toda empresa.

Você deve estar se perguntando, como um controle de ponto pode fazer tudo isso?

Bem, o controle de ponto só é burocrático enquanto quisermos que ele seja, e como o PontoTel foi criado para inovar, a burocracia passa longe dele. 

Nesse sistema, você vai encontrar eficiência e inteligência na gestão do ponto. Afinal, se a tecnologia desenvolveu novos modelos de trabalho, por que manter um sistema de controle de ponto ultrapassado na sua empresa? 

Tá, mas como funciona de fato esse sistema? 

O PontoTel é um sistema de controle de ponto online. Ele é a evolução do registro de ponto, pois não se trata de um relógio físico, mas sim de um software que funciona em nuvem, ou seja, online e offline. 

Isso quer dizer que você pode acessar o PontoTel por diversos meios eletrônicos, com uma variedade de formas de registro, tais como computador, tablet, celular, folha de ponto e até mesmo integração com relógios de ponto físicos. 

Mas como também já dissemos, o controle de ponto da PontoTel vai além da simples captação do ponto.

O PontoTel é um sistema robusto, que uniu o registro, tratamento e gestão do ponto, em um  só sistema. Veja algumas funcionalidades:

Reconhecimento facial e ponto biométrico

O controle de ponto por biometria não é nenhuma novidade no mercado, mas quando a biometria é o reconhecimento facial, aí o cenário muda. 

Hoje, já utilizamos a biometria em diversas ocasiões do dia a dia, seja para identificar pessoas  para desbloquear o celular, realizar operações bancárias e até mesmo para abrir portas.  

Mas para além disso, uma tecnologia que chegou para revolucionar a marcação de ponto e acabar com as fraudes, é o reconhecimento facial.  

Ele é baseado na mesma técnica da biometria por impressão digital, entretanto, ao invés de o sistema ler a digital dos usuários, ele realiza a leitura da face do colaborador. 

No momento em que o colaborador estiver realizando a marcação do ponto, o sistema PontoTel aciona a câmera do tablet ou do celular, e realiza a captura de uma foto, a partir dessa foto o sistema faz a leitura da face do colaborador identificando as características do rosto e seus traços.

Com isso, o sistema aprende o rosto do colaborador e associa aquela imagem à determinada pessoa. E caso algum dia um colaborador tente bater o ponto por outro, o sistema irá reconhecer que a imagem não é compatível com seu cadastro, e irá enviar um aviso para o responsável pela folha de ponto

O reconhecimento facial é o grande diferencial do controle de ponto online. Com essa medida, seu controle de ponto fica muito mais seguro, e sem chance para fraudes.

Dashboards

Já imaginou utilizar as informações do controle de ponto para tomar decisões estratégicas? 

Uma das grandes dores de cabeça de muitas empresas é conseguir controlar e acompanhar as informações das jornadas dos colaboradores, seja por  períodos curtos ou longos. 

Para solucionar este problema, o PontoTel desenvolveu dashboards customizáveis para atender às principais necessidades de seus clientes. 

 Um dashboard, é uma das ferramentas mais requisitadas em softwares modernos, se trata de um painel que mostra métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos ou para realizar planejamentos estratégicos. 

No caso do controle de ponto, esses dashboards são muito eficazes para o planejamento financeiro, acompanhamento de faltas, atrasos, quantidade de horas extras realizadas, e muito mais. 

Vale ressaltar que poucos sistemas de controle de ponto possuem tecnologia inteligente que possibilita a criação de painéis de acompanhamentos. Então agregar um sistema como esse em sua rotina realmente faria a diferença. 

Relatórios Gerenciais 

Os relatórios gerenciais sempre tiveram um papel importante dentro de uma empresa, e com o controle de ponto não seria diferente. 

Por muitos anos, os sistemas de controle de frequência tiveram um papel muito limitado, não eram utilizados para tomada de decisões e apenas cumpriam o papel de recolher os pontos dos colaboradores. 

Além disso, mesmo que o RH quisesse usar os dados do controle de ponto, isso não seria tão simples, seria necessário esperar acabar o mês para ter  informações sobre as jornadas de trabalho dos funcionários. 

A boa notícia é que com um mercado cada vez mais tecnológico, esse cenário mudou drasticamente, e hoje ter informações cada vez mais rápidas é essencial para todo negócio, e claro, ter informações precisas e organizadas é ainda mais importante. 

Por isso, o PontoTel possui mais de 30 relatórios que possibilitam ao empreendedor visualizar tudo que está acontecendo na empresa. 

Dessa forma, os relatórios auxiliam sua empresa na gestão estratégica, pois possibilitam que ela tenha todas as informações em um único sistema. Permitindo até mesmo  que as empresas customizem seus relatórios de acordo com as informações que necessita. 

Imagine que sua organização não precisa mais esperar o fim do mês para saber quantas horas extras foram realizadas, quais funcionários mais atrasaram ou até mesmo encontrar as inconsistências do ponto em determinado período para corrigi-las.

Isso tudo é possível com os relatórios do PontoTel.  Você também pode acompanhar essas informações diariamente e em tempo real por meio do painel de acompanhamento do sistema. 

Painel de acompanhamento de funcionários

Como citamos acima, hoje a informação em tempo real é essencial para todas as empresas, e isso também já é possível com o controle de ponto. 

A PontoTel desenvolveu um painel de acompanhamento customizável que possibilita à empresa acompanhar em tempo real as horas extras, os funcionários que estão atrasados, quantas colaboradores faltaram e muito mais. 

Com esse painel, fica muito mais fácil e rápido gerenciar as equipes, principalmente para empresas que possuem funcionários externos

Se você é uma terceirizadora ou se já contratou algum serviço terceirizado, sabe o quanto é complicado a relação entre o funcionário e as empresas, isso porque se o funcionário está atrasado ou faltou, as informações são sempre difíceis de serem confirmadas. 

Vamos usar um exemplo, determinado  funcionário de uma empresa terceirizada acordou passando mal e não conseguiu avisar seu empregador que precisaria se ausentar naquele dia. Mas a empresa contratante, estava aguardando esse colaborador no local e horário marcado. 

Até as duas empresas se comunicarem, já se passou muito tempo. 

Tudo isso gera uma grande dor de cabeça para todos os envolvidos, mas com o painel de acompanhamento isso fica fácil de ser resolvido. 

Como as informações são visualizadas em tempo real, os gestores conseguem acompanhar a entrada dos colaboradores em seus devidos postos. Antecipando assim, a resolução do problema e a reposição do funcionário naquele local de trabalho de forma muito mais fácil e rápida. 

Viu só como essa funcionalidade ajuda sua empresa a antecipar qualquer tipo de problema? 

Agora vamos mostrar outra funcionalidade que só a PontoTel possui e que tem auxiliado muitos gestores a verificarem se os cálculos da folha de ponto estão de acordo com as regras estabelecidas pela lei ou pela convenção coletiva da empresa. 

Simulador de regra de cálculo de horas

O simulador de regra de cálculo é uma ferramenta desenvolvida pela PontoTel para facilitar a verificação de possíveis apontamentos gerados de acordo com a customização de regras de cálculo de cada empresa. 

Com essa funcionalidade, é possível simular diferentes situações da jornada de trabalho dos colaboradores, como: saída antecipada, atrasos, horas extras, entre outras ocasiões. 

O simulador de regra de cálculo é uma funcionalidade que auxilia a equipe de gestão para não ter surpresas no final do mês em relação aos apontamentos. 

Verificação de folhas de ponto

Por falar em surpresas no fim do mês, todo profissional que faz a gestão do ponto já se deparou com pontos duplicados, atrasos não justificados, e até mesmo, pontos faltantes na hora de fechar a folha. 

Essa situação é muito comum, principalmente em grandes empresas. Afinal, são milhares de pontos para verificar e realizar os devidos ajustes antes de fechar a folha. 

A situação fica pior ainda quando se tem um  sistema de controle de jornada ultrapassado, pois você terá que esperar até o fim do mês para captar as informações e realizar os devidos ajustes, o que pode levar desde 5 dias até semanas. Tudo isso é uma grande dor de cabeça para os gestores de equipes de RH. 

Mas, já pensou em ter um sistema que verifica a folha de todos os funcionários e te entrega um relatório com todas as inconsistências encontradas? Ou seja, todos os pontos faltantes ou duplicados, todas as faltas, atrasos e horas extras realizadas?

Isso facilitaria bastante a rotina de muitos gestores e do RH, o bom é que com o PontoTel isso já é possível. 

O PontoTel criou a funcionalidade de verificação de folhas, uma ferramenta customizável que realiza a varredura da folha de todos os funcionários e entrega um relatório com todas as inconsistências selecionadas. 

banner chega de utilizar mais de um sistema para fechamento

O melhor de tudo é que você pode fazer essa verificação a qualquer hora, uma vez que as informações são atualizadas em tempo real. Dessa forma, você não precisa mais esperar até o fim do mês para corrigir todas as inconsistências do ponto. 

Até aqui vimos algumas das funcionalidades do sistema PontoTel. Mas você lembra quando mencionamos as múltiplas formas de registrar o ponto? Então, é justamente sobre uma dessas formas que vamos detalhar no próximo tópico.

Controle de ponto pelo celular

homem negro em ambiente de trabalho segurando o celular que reproduz a tela de bate ponto da pontotel com funções entrada, pausa, retorno e saída.

Atualmente, os smartphones facilitaram a realização de diversas tarefas do dia a dia, incluindo a gestão e o registro de ponto dos funcionários. 

O controle de ponto sempre foi uma dor de cabeça para as empresas, principalmente para aquelas que possuem funcionários que trabalham fora de suas dependências. 

Entretanto, já está na hora de deixar esses problemas para trás. Com o app de ponto, os funcionários podem registrar os horários da jornada de trabalho de forma fácil, rápida e segura. 

Bata o ponto no celular Aplicativo Pontotel (Android e iOS)

Registrar os horários da jornada de trabalho ficou muito mais fácil com o aplicativo da PontoTel, que pode ser instalado em aparelhos com sistema Android e iOS, e permite que os funcionários possam bater o ponto de qualquer lugar previamente combinado.

Veja como funciona a marcação de ponto pelo celular por meio do sistema da PontoTel

Para realizar a marcação, o colaborador precisa acessar o aplicativo do PontoTel, e na tela inicial encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída, o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto, e logo ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como medida de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade. Após essa confirmação, ele poderá escolher qual tipo de marcação está realizando, sendo entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

Acesso via web

Mas o celular não é a única maneira que o PontoTel possui para realizar as marcações de ponto. Dentre as formas diferentes de registro de ponto, existe o Ponto via web.

 Milhões de brasileiros estão conectados à internet, então por que não facilitar o dia a dia e criar uma ferramenta para registrar o ponto pelo computador?

Com o registro de ponto via web da PontoTel os funcionários registram as marcações do ponto diretamente de suas mesas no trabalho. 

Para realizar a marcação, o colaborador precisa acessar o seu navegador de internet, inserir o endereço do sistema PontoTel, e digitar sua senha de acesso.  

Feito isso, na tela inicial você irá encontrar as opções para marcar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída. Aqui, o colaborador terá que escolher uma opção para confirmar sua escolha, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

Fácil, não é mesmo? 

Agora que você sabe um pouco mais sobre como funciona o PontoTel, deve estar se perguntando o que ele tem de diferente dos outros aplicativos de controle de ponto que existem no mercado. 

Então vamos ao próximo tópico para descobrir porque o PontoTel é o melhor sistema de registro, tratamento e gestão de ponto. 

Por que usar o PontoTel?

Você já parou em frente a uma prateleira com vários produtos semelhantes só que de marcas diferentes e se perguntou: “E agora, qual o melhor?”

Certamente, todos já vivenciamos situações assim, e isso se torna ainda pior quando uma  decisão equivocada pode gerar uma série de contratempos, como é o caso de escolher o sistema de controle de ponto errado.

Quando isso acontece, aquilo que deveria ser a solução para as equipes de RH se torna um verdadeiro problema para este departamento. 

Por isso, antes de contratar qualquer sistema de registro de ponto, é necessário conhecer as necessidades da sua empresa, e principalmente, conhecer bem o produto que deseja contratar. 

Para te ajudar a tomar a melhor decisão, vamos te mostrar algumas funcionalidades que qualquer sistema de controle de gestão assim como o PontoTel precisa ter. Vamos lá? 

Registro de ponto online

É inegável que a tecnologia e a internet tornaram o dia a dia mais eficiente, facilitando principalmente a vida dos profissionais. 

Soluções são viabilizadas com maior segurança e controle. Esse também é o caso do registro de ponto, que com a junção da tecnologia e internet, tornaram a marcação das jornadas mais seguras e eficientes. 

Hoje, um bom sistema de registro de ponto precisa operar de forma online e offline, isso porque as organizações necessitam de informações em tempo real. 

E o controle de ponto não deve ficar para trás, uma vez que possui informações importantes e relevantes para as tomadas de decisões. 

E não só por isso, o mundo corporativo possui diversos modelos de trabalho, e ter um sistema de controle de ponto que possibilita a marcação dos horários de jornada mesmo que o colaborador não esteja no escritório, é essencial. 

O registro de ponto online traz o benefício de acompanhamento em tempo real, possibilitando que as organizações controlem o trabalho externo. 

Segurança nas informações

pessoa teclando no notebook em que a tela possui a tela do sistema pontotel na parte folha de pontos e no meio há um cadeado amarelo

Outro ponto importante e que deve ser considerado na hora de escolher um sistema de controle de ponto para sua empresa, é o nível de segurança do sistema escolhido. 

De nada adianta ter um controle de ponto que possibilita fraudes. Por isso, na hora de escolher um sistema, certifique-se de que ele tenha uma interface protegida por mecanismos de segurança que impeçam qualquer tentativa de fraude.  

Sistemas como o PontoTel possuem 6 medidas de segurança que asseguram a veracidade das informações do ponto. Isso, junto com a possibilidade de manter o controle das operações por meio da implementação de níveis de acesso. 

Dessa forma, apenas pessoas autorizadas possuem acesso a determinadas informações do ponto, facilitando o controle e gerenciamento dos dados com maior segurança.

Folha de ponto rápida e intuitiva

tela de computador que mostra o sistema pontotel na parte de folha de ponto

Chegamos a outro ponto importante que deve ser levado em consideração. Desde o início do texto, reforçamos que o controle de ponto deixou de ser burocrático e passou a ser uma ferramenta para otimizar os processos da empresa. 

Agora, se ele é uma ferramenta para otimização, logo ser rápido e intuitivo é uma obrigação dessa ferramenta. Um dos maiores problemas do controle de ponto atual está no funcionamento das folhas de ponto. 

É importante lembrar que uma folha de ponto possui diversas informações como horários de entrada, saída, horas extras, faltas, atrasos, adicional noturno e muito mais. Gerenciar todas as informações em um sistema desorganizado é uma tarefa quase impossível de ser feita rapidamente. 

Por isso, é importante que esse sistema seja rápido, intuitivo e tenha uma interface amigável com flexibilidade no controle das informações, tudo para que as equipes de gestão possam fazer o gerenciamento do ponto dos funcionários de forma prática e otimizada. 

Redução de custos, tempo e ações trabalhistas

Você já imaginou quanto tempo e dinheiro sua empresa pode economizar com um sistema de controle de ponto eficiente?

Certamente, você já ouviu que toda organização busca otimizar seus processos internos para economizar tempo e dinheiro. Isso porque, processos burocráticos demandam um tempo que poderia ser utilizado em outra atividade.

Essa lógica também pode ser aplicada para os departamentos de RH e DP, uma vez que o gestor aproveita melhor o seu tempo quando possui processos otimizados e integrados. 

Imagina quanto tempo esse gestor poderia economizar se tivesse informações como banco de horas, média de atrasos e faltas, saldo de horas extras para pagamento, etc. Sem dúvidas, investir em um sistema de controle e gestão de ponto é otimizar a rotina de quem trabalha no RH/DP. 

Mas não é apenas a redução de tempo e custo que o controle de ponto tem beneficiado as empresas. Outra vantagem é a redução dos riscos de ações trabalhistas pelo questionamento de horas extras, descontos indevidos, entre outros motivos relacionados ao controle da jornada. 

No entanto, para sua empresa estar resguardada juridicamente, é necessário se atentar às regras do controle de ponto, bem como o que diz a legislação. 

Conformidade com a portaria 671 

Uma das coisas mais importantes que uma empresa precisa se atentar na hora de escolher um controle de ponto é se esse sistema está configurado de acordo com as exigências da portaria 671, do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

No caso dos sistemas de controle de ponto online, integrantes da categoria REP-P, a obrigatoriedade do comprovante de ponto é uma das maiores exigências estabelecidas.

Seja em formato impresso ou digital, estes sistemas devem emitir um comprovante a cada horário marcado pelo colaborador. O documento deve conter todas as informações do funcionário e do fabricante, como medida de segurança para todos.

Veja o que diz seu artigo na íntegra:

Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Trazendo ainda mais segurança, a portaria é clara ao proibir qualquer tipo de restrição sobre a marcação do ponto. Ela estabelece que o REP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, sem qualquer tipo de ação que desvirtue o registro dos horários.

Mesmo com tantas mudanças, a PontoTel sempre se preocupou em se adequar frente às normas responsáveis por regulamentar o sistema de controle de ponto.

Por isso, o sistema opera 100% alinhado a todas as regras impostas. Inclusive, participamos da consultoria pública voltada para essa adequação.

Controle da jornada como aliado para a produtividade da empresa

Maximizar e otimizar os processos é a principal função das ferramentas tecnológicas. Afinal, gerenciar uma empresa requer informações sempre atualizadas. 

A produtividade é algo cobrado no dia a dia do trabalho e em qualquer lugar. Por esse motivo, essa é uma das métricas acompanhadas de perto por qualquer gestor, e uma das formas de assegurar que as equipes estão sendo produtivas é o acompanhamento das jornadas de trabalho.

Você deve estar se perguntando como controlar o ponto dos funcionários vai ajudá-los a serem mais produtivos. Medir se os colaboradores são produtivos não é uma tarefa tão simples, é necessário analisar todos os aspectos que envolvem a produtividade. 

Muitas empresas acreditam que quanto mais o colaborador trabalha, mais produtivo ele está sendo. Entretanto, existe uma diferença enorme entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho. 

Mas nem sempre quem realiza muitas horas extras está sendo produtivo. Na maioria dos casos, esse funcionário está demonstrando que está sobrecarregado. E como saber se seus funcionários estão sobrecarregados?

Nesse momento entra o controle de ponto.

Por meio do controle de jornada, é possível medir as equipes que mais possuem horas extras, faltas e atrasos. Esses indicadores são essenciais para analisar a produtividade dos colaboradores da sua empresa. 

Acompanhando os dados a sua empresa pode notar a frequência com que as horas extras acontecem, e se for um padrão pode ser um forte indício de que essa equipe está precisando de mais funcionários ou de uma reorganização de tarefas.

O mesmo para o contrário, se a empresa nota que determinado setor ou funcionário tem muitas faltas injustificadas, atrasos ou saídas antecipadas, pode investigar mais a fundo e descobrir os motivos para o absenteísmo

Por isso, ter um bom sistema de controle de ponto é essencial para as empresas, uma vez que ele traz inúmeros benefícios para o gerenciamento da organização. 

Conclusão

notebook ao fundo e pessoa segurando celular em primeiro plano em que a tela reproduz o app gestão do sistema pontotel onde aponta faltas atrasos e outras coisas da equipe do gestor

E então, depois de ver um pouco mais das funcionalidades, deu para perceber por que o PontoTel é o melhor sistema de controle de ponto? 

Esperamos que as dicas desse artigo contribuam para que você consiga escolher o sistema de controle de ponto ideal para sua empresa. 

Se quiser saber mais benefícios que o PontoTel tem a oferecer para sua empresa, agende uma demonstração com nossos especialistas. 

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